Тайм-менеджмент для системных администраторов - Страница 21

 Расписание на сегодня. Каждый день распланирован с точностью до часа.

• Календарь встреч. Эта часть предназначена для записи всех наших встреч, совещаний, общественных обязанностей и т. п. Событие, запланированное далее, чем на текущий месяц, записывается в этот календарь, а потом переносится на страничку с соответствующей датой.

• Заметки. Мы будем использовать органайзер и для хранения других заметок и списков. Например, в главе 7 описано, как составлять краткосрочные и долгосрочные планы.

Система Цикл работает следующим образом: каждый день вы тратите 10 минут на планирование дня. Процесс планирования весьма прост.

• Составить расписание на сегодня. В расписании на текущий день я резервирую время на все ранее намеченные встречи. Они уже записаны в моем календаре. (Подробности я привожу в главе 6.) Я подсчитываю, сколько времени осталось. Это мои рабочие часы.

• Составить список дел на сегодня. В этот список дел я заношу все, что должно быть сделано сегодня. Элементы списка берутся из телефонных звонков, совещаний, моего календаря, записей системы регистрации клиентских запросов и вчерашнего списка.

• Расставить приоритеты и откорректировать расписание. По каждому пункту я оцениваю время, необходимое для его выполнения. Затем складываю эти оценки. Если суммарное время превышает время, отведенное сегодня на работу, я переношу некоторые дела в завтрашний список. О критериях отбора дел для переноса на завтра мы поговорим позже.

• Выполнить план. Весь день я выполняю дела, перечисленные в списке, и участвую в совещаниях. Я все время сосредоточен на работе. Если какой-то пункт выполнен, я отмечаю его крестиком.

• Закончить день. В конце дня я переношу незаконченные дела в завтрашний список. Перенесенные пункты я отмечаю черточкой.

• Покинуть офис. Теперь я могу уходить из офиса. Я счастлив от того, что обработал каждый пункт: он либо выполнен, либо перенесен на следующий день. Ничто не забыто.

• Повторить. На следующий день Цикл повторяется. Список дел на этот день уже частично состоит из дел, перенесенных с предыдущих дней.

Имея каждый день новый список, мы поддерживаем в себе ощущение завершенности, когда в конце дня видим, что каждый пункт обработан. Если нам удается выполнить все дела до конца рабочего дня, мы можем наградить себя, поработав над «приятным» проектом или уйдя домой пораньше, если у нас гибкий график. Если работы столько, что за сегодня все не переделать, настроение все же остается хорошим, потому что переполнение под нашим контролем.

Мы можем строить долгосрочные и среднесрочные планы, а не беспомощно барахтаться, пытаясь удержаться на плаву. Мы можем разбить задачу на отдельные части и запланировать выполнение каждой подзадачи на какой-то конкретный день. Мы можем достичь отдаленной цели, составив расписание на следующий месяц (и даже год) и записав этапы на разных страницах.

А еще у нас есть календарь, помогающий отследить встречи. Пользуйтесь одним календарем для деловых и личных встреч, так как управиться с одним календарем легче, чем с двумя. Благодаря комбинированному календарю вы не пропустите развлечение только потому, что забыли посмотреть в другой календарь и решили задержаться на работе.

Такой подход кажется вам слишком механическим? Слишком негибким? Вы скоро убедитесь, насколько он гибок. Весь процесс планирования отнимает не больше десяти минут ежедневно, зато избавляет вас от многих часов стресса. Разве спланировать один день нереально? Что делать, если новые дела добавляются в список в течение дня? Я обещаю ответить на этот вопрос в главе 5. Прежде чем учиться ходить, вам нужно научиться ползать.

Резюме

• Необходимо уметь регистрировать все клиентские запросы и доводить их выполнение до конца (или отклонять). Клиенты (те, кого вы обслуживаете) и менеджеры (те, кто решает, когда повышать вам зарплату) ценят это умение, потому что хотят, чтобы их запросы и проекты выполнялись, а не «спускались на тормозах».

• Хороший «завершающий бросок» — ключ к повышению по службе.

• Не дайте запросу умереть в зародыше — регистрируйте их все без исключения. Если клиент встретит вас в коридоре и попросит о чем-то, не полагайтесь на свою память. Если вы не можете тут же записать просьбу, предложите клиенту отправить ее вам по электронной почте или в систему регистрации клиентских запросов. Так вы переложите ответственность за регистрацию просьбы на клиента, не рискуя забыть о ней.

• Ничто так не оскорбляет, не злит и не разочаровывает клиента, как обещание, данное системным администратором и потом забытое.

• Чем больше дел вы должны сделать, тем труднее вам организовать свою работу. Начиная с какого-то момента вы будете тратить больше времени на организацию работы, чем на ее выполнение.

• Чтобы не забывать запросы, регистрируйте их надежным способом. Человеческий мозг не так надежен, как бумага или электронные устройства. Записывайте запросы в тот момент, когда получаете их. Всегда записывайте все запросы. Берегите свой мозг для более важных задач.

• Системы со списками дел не работают по ряду причин. Беспорядочно разбросанные записи теряются. Единый список дел превращается в угнетающий Бесконечный Роковой Список. Обе системы отрицательно влияют на самооценку.

• В системе Цикл используются календарь встреч и важных дат, список долгосрочных целей, список дел на сегодня (и на каждый день) и расписание на сегодня, позволяющее планировать работу.

• Каждый день начинается с десятиминутного планирования. Изучите календарь, чтобы понять, сколько времени у вас уйдет на встречи и совещания. Остальное время вы можете посвятить делам из сегодняшнего списка. Вы определяете, достаточно ли у вас времени для выполнения всех дел из списка, и, если потребуется, переносите низкоприоритетные дела на другие дни или ведете переговоры с клиентами о переносе сроков.

Начните прямо сейчас!

Когда вы начнете придерживаться системы Цикл, она покажется вам неудобной. Однако со временем вы почувствуете себя более комфортно. Вы приспособите ее под свой стиль, когда лучше в ней разберетесь. Психологи утверждают, что для формирования привычки требуется 21 день. В течение 21 дня упорно делайте одно и то же, чтобы ваш мозг стал относиться к этому делу как к привычке, не требующей особых усилий. Мое правило "список дел на каждый день" не станет вашей привычкой, пока вы не начнете его соблюдать. Запланируйте к выполнению вашу новую привычку на сегодня. Оставшиеся 20 дней вам будет гораздо проще.

5

Система Цикл: списки дел и расписания

Теперь, раздразнив вас кратким описанием системы Цикл в главе 4, в течение трех глав подряд я буду раскрывать ее элементы, от каждодневных до долгосрочных. Эта глава посвящена управлению списком дел, то есть сегодняшнему дню. В следующей главе обсуждаются календари, позволяющие организовать время на ближайшие дни и месяцы. Наконец, в главе 7 мы поговорим о постановке долгосрочных жизненных целей. Поскольку Цикл является повторяющимся процессом, я промолчу о моментах, обсуждать которые бессмысленно, пока вы не прочли следующие главы. Не исключено, что вы захотите прочесть эти три главы несколько раз подряд.

У всех системных администраторов есть одна общая черта — рабочего времени не хватает для выполнения всей работы. К счастью, большая часть этой главы посвящена собственно управлению потоком дел. Начав с одного типичного дня, мы рассмотрим последующие, чтобы понять, как работает система.

Типичный день

Рассмотрим работу Цикла на примере одного дня.

Входя утром в офис, вы должны сразу сосредоточиться и запустить этот процесс. В противном случае вас захватят прерывания и отвлекающие факторы, которых полно вокруг: на автоответчике мигает индикатор новых сообщений, в коридоре подходят сотрудники, зовет к себе автомат с кофе, к тому же вам интересно, какой комикс появился сегодня на сайте User Friendly. Вы решаете проверить электронную почту и… через несколько часов осознаете, что половина дня пролетела впустую.