Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. - Страница 2
Александра Малахова, key account executive, Mars;
Валентину Искандарову, директора по развитию Группы компаний «СоюзСнаб»;
Гульмиру Тулешову, начальника Управления мотивации Национального банка Казахстана;
Владимира Нюхлова, зам. гендиректора по информационным технологиям, ОАО «Нижегородский масложировой комбинат»;
Бориса Дьяконова, исполнительного директора ОАО «Банк24.ру»;
Любовь Юлис, коммерческого директора «Comstar – Объединенные ТелеСистемы»;
Марка Федина, президента Mago Smart Phones;
Александра Мондруса, управляющего Группой компаний MC-Bauchemie-Russia.
Отдельная благодарность – тем, кто оказал неоценимую помощь в работе над этой книгой, а именно Игорю Манну и Михаилу Иванову, инициаторам издания книги; Екатерине Краус, социологу телеканала «Россия», руководителю фокус-групп и опросов, внесших существенный вклад в улучшение текста; а также всем их участникам, чьи ценные мысли и обратная связь позволили улучшить первоначальный вариант книги.
Всем вам, друзья и соратники, огромное спасибо за то, что благодаря вам тайм-менеджмент в России развивается – и дает результаты!
Обратная связь
Дорогой читатель, все мы уникальны как личности, действуем в самых разнообразных условиях и обстоятельствах. Поэтому ваш практический опыт внедрения ТМ-техник – бесценен.
Автор будет рад получить от вас обратную связь:
• кейсы, ваш опыт практического применения тайм-менеджмента;
• замечания по тексту книги и предложения улучшений;
• предложения по тематике новых глав и разделов.
Пишите на e-mail: [email protected], звоните +7 (495) 228-17-47, 518-54-15. На электронную почту я отвечаю не всегда сразу, но отвечаю обязательно. Если в течение двух недель вы не получили ответа – обязательно продублируйте ваше письмо с другого почтового ящика.
Любители общения – приходите в мой блог glebarhangelsky.livejournal.com. Участвуйте в дискуссиях, становитесь авторами сайта, вносите свою лепту в повышение культуры отношения к времени в нашем обществе!
И помните наш девиз, который дал название интернет-проекту: Everything Has Room for Improvement! Резервы времени и эффективности есть всегда!
С наилучшими пожеланиями – успевать жить и работать,
Шаги создания вашей личной системы тайм-менеджмента
Дорогой читатель, перед вами краткий обзор предстоящих глав. Каждой из них соответствует логический шаг в построении личной системы управления временем. В конце каждой главы соответствующий шаг будет детализирован в несколько конкретных рекомендаций.
Глава 1. Отдых – Шаг: Потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.
Глава 2. Мотивация – Шаг: Освойте методы «настройки» на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними.
Глава 3. Целеполагание – Шаг: Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.
Глава 4. Рабочий день – Шаг: Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.
Глава 5. Планирование – Шаг: Организуйте контекстное планирование и среднесрочное планирование по методу «День – Неделя» и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок.
Глава 6. Приоритеты – Шаг: Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев – таким образом, всегда находя время на главное.
Глава 7. Информация – Шаг: Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального «раскладывания по полочкам».
Глава 8. Поглотители – Шаг: Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.
Глава 9. «ТМ-бацилла» – Шаг: Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы они более разумно использовали свое и ваше время.
Глава 10. ТМ-манифест – Шаг: Используйте невосполнимое время вашей жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами.
1. Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»
В пятницу чаще всего хочется выпить.
В понедельник чаще всего хочется пятницу.
Наш разговор про управление временем мы начнем необычно – с организации отдыха.
Вспомните, дорогой читатель, приходилось ли вам на работе чувствовать себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если да – вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» – «смерть от переутомления на работе».
В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.
Ритмичный отдых во время рабочего дня
Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня?
Скорее всего отдых складывался стихийно. Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в Интернете; позвонил знакомый – поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.
У такого стихийного отдыха есть ряд минусов. В первую очередь – он неритмичен, а человек существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, – ритмичность. Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.
Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1,5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и вуз: урок – 45 минут, «пара» – 1,5 часа.
Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы аврал ни царил в офисе – все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.
В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерские семинары проходили по вечерам. На одном из семинаров среди участников состоялся такой диалог:
«Странно, почему-то занятия по английскому также проходят по вечерам, в то же самое время, но устаем на них гораздо сильнее». – «Естественно, на тайм-менеджменте в середине занятия мы обязательно делаем перерыв на 15 минут. А на английском мы работаем все 4 часа подряд без перерывов».
«Максимальное переключение» в отдыхе
Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Но как именно вы отдыхаете в течение рабочего дня, чем наполняете эти пятиминутки, какие сценарии отдыха используете? У каждого из нас обычно есть несколько таких типовых сценариев. Например:
• позвоню знакомому;
• выйду покурю;
• посмотрю что-нибудь интересное в Интернете;
• полью цветы;
• выпью чашку чая.
Давайте попробуем оценить степень «переключения», которую дают разные сценарии, по пятибалльной шкале. Например:
На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект – почитать что-то не по работе в Интернете.
На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера, поговорить с коллегой на нерабочие темы.