Реферат, курсовая, диплом на компьютере - Страница 8

Однако часто стандартных кнопок, расположенных на панелях инструментов редактора Word, просто не хватает. Тогда вы можете расположить на них и другие кнопки. Например, на панели можно поместить кнопку для вызова редактора формул или изменения размера шрифта.

Для добавления кнопок откройте окно настроек панелей инструментов Word (Вид → Панели инструментов → Настройка) и на вкладке Команды найдите нужную кнопку (рис. 2.2). Здесь команды текстового редактора сгруппированы в соответствии с пунктами главного меню. Например, редактор формул вы найдете в разделе Вставка, а кнопки увеличения или уменьшения шрифта – в разделе Формат. Выбрав нужную кнопку, перетащите ее мышью на панель инструментов, после чего закройте окно настройки.

Рис. 2.2. В редакторе можно размещать на панелях инструментов произвольные кнопки

Набрав первые несколько абзацев, обязательно сохраните их. Для этого предназначена команда меню Файл → Сохранить. В появившемся окне Сохранение документа необходимо указать имя и выбрать месторасположение файла. По умолчанию текстовый редактор предлагает сохранить его в папке Мои документы, но вы можете изменить этот параметр, выбрав другое название в поле Папка (рис. 2.3). При сохранении рекомендуется присваивать файлу понятное имя, по которому можно было бы сразу определить, что именно он из себя представляет.

Рис. 2.3. Окно сохранения документа

При написании курсовой или дипломной работы удобнее всего сохранять каждый раздел в отдельном файле, а потом с помощью инструментов работы с большими документами редактора Word, о которых поговорим позже, собрать все отдельные части в один файл.

Сохранять файл рекомендуется не только в конце работы, но и время от времени, после того как вы набрали несколько абзацев. Это убережет от потери данных в случае сбоев.

В процессе работы над курсовой или дипломной работой, а в особенности над диссертацией, необходимо сохранять не только все изменения, которые вносятся в текст документа, но и первоначальные варианты. Например, вы можете что-то исправить, а потом окажется, что благодаря исправлениям текст не стал лучше, а скорее наоборот. Однако предыдущий вариант не сохранен, и теперь сложно вспомнить, что там было. Часто новые изменения рекомендуют сохранять в отдельном файле. Безусловно, это выход из ситуации, но представьте себе, сколько копий исходного файла вам придется сделать, особенно если вы выполняете серьезную работу!

Самая маленькая проблема, возникающая в данном случае, – это засорение винчестера файлами. Кроме этого, впоследствии будет сложно определиться, какая копия исходного файла вам нужна.

Для разрешения всех этих вопросов в текстовом редакторе Word существует возможность работы с версиями документа. Версии позволяют фиксировать изменения, внесенные в документ в определенный момент времени.

При использовании версий экономится место на диске, так как сохраняются не документы, а только различия между ними. Если существует несколько версий документа, вы можете в любой момент вернуться к предыдущей или более ранней версии – открыть, распечатать или удалить ее.

В редакторе Word в любой момент можно сохранить текущую версию документа. Например, можно сохранить версию, отправленную на рецензирование, а после внесения всех исправлений сохранить другую.

Для управления версиями необходимо выполнить команду Файл → Версии. В открывшемся окне Версии документа будет отображен список всех ранее сохраненных версий (рис. 2.4). Для сохранения необходимо нажать кнопку Сохранить и в появившемся окне создать заметки. Использование заметок позволит значительно упростить дальнейшую работу, особенно если было сохранено несколько версий.

Рис. 2.4. Сохраняя версии, вы сохраняете все изменения в документе

Открыть любую ранее сохраненную версию можно, воспользовавшись кнопкой Открыть окна Версии документа. Кнопка Заметки позволяет отобразить заметки выделенной версии документа.

В Word можно включить режим автоматического сохранения версии документа при каждом его закрытии. Это бывает полезно, если необходимо фиксировать информацию о том, кто и когда вносил исправления – например, если это юридический документ. Сделать это можно, установив флажок Автоматически сохранять версию при закрытии в окне Версии документа. Кроме сохранения версий, в текстовом редакторе Word можно сохранять резервные копии документа.

Важность этой функции сложно переоценить, ведь резервные копии надо создавать в любом случае, причем лучше держать их на разных носителях информации, чтобы обезопасить себя от потери данных. Возможность создания резервной копии стандартными средствами Word позволяет в любой момент восстановить предыдущую копию документа. Если по какой-то причине изменения в вашем документе не были сохранены, вы сможете восстановить хотя бы некоторые из них, воспользовавшись этой функцией программы. Для этого выполните команду Сервис → Параметры, на закладке Сохранение установите флажок всегда создавать резервную копию (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Создание резервной копии застрахует вас от потери данных

Сохраненная резервная копия – это файл с именем Копия «имя файла». Его можно отыскать в любой момент в той же папке, в которой сохранен основной файл, и работать с ним как с обычным документом.

Текст в редакторе Word можно набирать разными шрифтами. Программа предусматривает установку размера, типа и начертания шрифта. Перед форматированием необходимо выделить фрагмент текста, который требуется изменить.

Выделить текст можно несколькими способами. Наиболее простой – выделение с помощью мыши. Для этого, удерживая нажатой левую кнопку мыши при I-образном указателе, выделите необходимый фрагмент. Если же вы предпочитаете работать с клавиатурой, выделить текст можно, удерживая Shift и перемещая клавиши управления курсором.