Набор инструментов для управления проектами - Страница 34

Разработка целей. Мы уже говорили о важности измерения требований проекта. Обычно для этого внутри компании проводятся дискуссии, и условия проекта формулируются как конечные цели. В нашем примере (см. рис. 4.7) конечные цели ограничены десятью страницами методологии: мы убеждены в том, что при большем объеме наши занятые менеджеры ею не воспользуются. Кроме того, мы считаем, что опроса семи менеджеров достаточно для получения необходимой информации в сжатые сроки. В случае проведения проекта для внешнего заказчика данный подход позволяет оценить требования конкурирующих проектов и скорректировать конечные цели.

Остановка или продолжение. Многие проекты используют только функции качества: это позволяет встроить требования заказчика в процесс планирования. Забегая вперед, скажем, что в крупных проектах приветствуется уточнение нужд заказчика на протяжении всей работы над проектом. С этой целью стоятся еще три дома качества (рис. 4.8). Здесь требования проекта (как сделать) из первого дома перемещаются на место требований заказчика (что сделать) во втором и т. д. Основная цель данной процедуры – соотнести требования заказчика с последовательными низкоуровневыми сокращениями проектных работ, полностью переведя их на операционный уровень. Логика тут похожа на иерархическую структуру (WBS): нужно дойти до уровня совокупности работ – уровня, на котором работа выполнена. Такой подход гарантирует, что требования заказчика будут встроены в самое основание блоков, образующих проект. По мере построения четырех домов качества их необходимо анализировать и корректировать.

Рис. 4.8. Четыре функции качества

Когда использовать. Не будет преувеличением сказать, что любой проект – мелкий или крупный – выиграет от разработки функции качества на начальном этапе при формировании границ и планировании. Данный подход наиболее удобен при построении домов качества, если выполняются следующие условия. Во-первых, рекомендуется использовать небольшие одноуровневые дома качества, так как они являются более эффективными. Во-вторых, к построению домов качества необходимо привлекать всю команду. В-третьих, следует удостовериться, что требования действительно исходят от заказчика. И наконец, придется потратить время на обучение людей методам построения домов качества, чтобы в дальнейшем приобщать их к этому процессу в других проектах. Только таким образом вы сможе– те создать ориентированную на заказчика культуру, использующую функции качества как образ жизни.

Время использования. Время, необходимое для построения дома качества, зависит от его размеров и числа людей, вовлеченных в этот процесс. Небольшой дом (см. рис. 4.7) могут создать три человека в течение 45 минут. Для построения большого (10 × 10) дома качества потребуются усилия пяти-шести членов команды и пять-шесть часов работы.

Выгоды. Применение домов качества в проекте имеет как стратегическое, так и тактическое значение. В стратегическом плане функции качества позволяют преодолеть традиционное убеждение, что результаты можно оценить только после завершения проекта. Новый подход с домом качества гарантирует, что проектом управляют требования заказчика, а не желания менеджера. С тактической точки зрения функции качества помогают отойти от процесса планирования проекта, когда команда уверена, что знает нужды заказчика, временные рамки превышаются, а цели проекта меняются, чтобы соответствовать действительным потребностям пользователя. Дом качества требует определения желаний заказчика на первом этапе, что и служит точкой старта проекта.

Преимущества и недостатки. Преимущества дома качества таковы:

• концептуальная простота. Функция качества представляет собой легкий для понимания инструмент, так как его постулаты просты, логичны и не выходят за пределы здравого смысла;

• возможности визуализации. С первого взгляда вы можете оценить миссию дома качества, что делает его удобным инструментом для команды проекта.

Основные недостатки дома качества связаны с его неоправданным усложнением, что провоцирует:

• громоздкость. Если у заказчика больше десяти требований, функции качества становятся тяжелыми для восприятия;

• затраты времени. Некоторые члены команды воспринимают работу по созданию дома качества как интерфейсную (Frontend) для проекта.

Вариации. Существует великое множество матриц, предназначенных для встраивания требований заказчика в рамки проекта. Меняются и их названия: от матрицы заказчика до матрицы принятия решений.

Адаптация дома качества. При описании функции качества мы стремились объяснить, как построить и в дальнейшем использовать ее для получения максимальной отдачи от любых проектов. Ниже мы рассмотрим некоторые идеи по возможной настройке инструмента для конкретного проекта.

В данном разделе был представлен инструмент функции качества, который помогает встроить требования заказчика в рамки проекта. Любой проект, мелкий или крупный, выигрывает от перевода условий заказчика в функции качества, что служит стартовой точкой при планировании работ. Этот инструмент также помогает взаимодействию функциональных групп, вовлеченных в проект. При адаптации функции качества для конкретного проекта требуется дальнейшее уточнение целей.

В этой главе описаны пять инструментов: сетевой график заказчика, целевой план, выборка, рекомендации для обсуждения и функция качества – набор взаимодополняющих инструментов для досконального изучения требований заказчика. Все вместе они позволяют выяснить условия заказчика и затем встроить их в проектный продукт и процесс (см. таблицу). Хотя использовать их в наборе удобнее, никто не запрещает задействовать каждый инструмент по отдельности.

При раздельном применении каждый инструмент имеет свое назначение. Сетевой график предлагает систематический подход к планированию и организации процесса по выявлению требований заказчика. Причины для встреч с заказчиками и описание необходимых данных сосредоточены в целевом плане. Выборка определяет конкретных представителей, от которых можно получить верную информацию. Рекомендации для обсуждения позволяют задокументировать сценарий встреч. А когда все требования заказчика выяснены, функция качества позволяет включить их в проект. Использование этих инструментов является формальным в крупных проектах и неформальным в мелких.

1. Shillito, M. L. 2001 “Voice of the Customer” Boca Raton, Fla.: St. Lucie Press.

2. McQuarrie, E. R. 1998 “CustomerVhits” Vol. 2. Thousand Oaks, Ca.: Sage Publications.

3. Goetsch, D. L. and S. B. Davis 2000 “Introduction to Total Quaitiy” 3d ed. Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall.

4. Hammer, M. and J. Champy 1993 “Reengineering the Corporation” JewYork: Harper Business.

5. McKenna, R. 1995 “Real – Time Marketing” Harvard Business Review 73(4): 87 – 95.