Муза и чудовище - Страница 17

Автоответчик по очереди зачитывает следующие сообщения: «Срочно сделай это! Ты еще не начал? Не делай пока ничего, отдел такой–то не дал добро! Теперь можешь начинать, кажется, все нормально, делаем! Ты уже много сделал? Только что позвонили и сообщили, что делаем, но в другом формате. Если можешь, измени…»

Прослушав все это через полчаса, человек спокойно берется за последнюю версию и думает: «Как хорошо, что я на все это не реагировал раньше. Это было бы убитое время, а так я хоть свою часть работы сделал за это время, по плану!» Также можно получить пять звонков от человека, у которого накапливаются разные задания. Это тоже очень удобно: вместо того чтобы пять раз поговорить с ним о какой–то мелочи, мы через полчаса имеем компактный списочек, из пяти дел которые он уже разложил в правильном порядке по срочности, описал и приготовил. Если коллега стучится в дверь и заглядывает в кабинет, можно посмотреть, сколько осталось работать, и вежливо сказать:  «Я к тебе подойду (я тебе позвоню/напишу) через 15 минут». Он наверняка вежливо кивнет в ответ и исчезнет, чтобы это случалось реже, в больших фирмах существуют таск-менеджеры. Ими полезно пользоваться, и не менее полезно приучать к тому же самому коллег. В такие таск-менеджеры можно кратко вписать задание, после чего исполнителю автоматически приходит сообщение о том, что забот прибавилось. Такая форма обмена заданиями приучает к тому, чтобы коротко и ясно формулировать задачи в несколько строк.

Вписывая задание в чей–то план, сотрудник сразу видит очередь, в которую «становится». Если перед ним у человека уже вписано 50 планов, можно себе представить, когда ждать от него результатов. Также можно выставить для задачи очень высокий приоритет, но иногда именно в таких программах становится видно, что срочных дел у человека на сегодня уже пять, соответственно, он в них тонет. И лучше передать эту работу другому, если она действительно такая срочная. Таким образом, взгляд в список чьих–то задач отменяет множество диалогов. Сотруднику не нужно объяснять, как он занят, почему не может отреагировать моментально и что у него еще на повестке дня. Все это про него написано в интернете!

Все, кто пользуется такими системами, экономят много времени себе и другим. Во времена, когда у меня не было на работе таск-менеджера, я коротко описывала свои планы на записках и прикрепляла их на доску над столом. Когда кто–то приходил с новым заданием, указывала ему на эту доску, и многое сразу становилось ясно. Главное – не бояться просить людей подождать, отстать, перезвонить через 15 минут, не отвлекать еще полчаса. Или просто не реагировать какое–то время, спокойно занимаясь своими делами. Не нужно бояться, что кто–то вас осудит, ведь вы заняты самым святым делом – вы самоотверженно работаете, у вас план.

  Глава 17. Еще раз об итогах

Вся история началась с учета времени, ею и закончится. Я начинала с хронометража, чтобы что-то узнать о себе и своих возможностях. Это было очень познавательно, я увидела свои границы, избавилась от иллюзий. Где–то переоценила свои силы, где–то недооценила возможности. О некоторых задачах я имела только очень расплывчатое представление, пока не умножила все шаги на часы, минуты и дни. И ведь часто я даже не подозревала, насколько расплывчаты мои представления.

Я начала записывать, сколько времени ушло на дела, чтобы получить какое–то представление о том, на что уходит моя жизнь. Когда я осознала, сколько у меня свободного времени и сколько вещей я могла бы успеть, я начала составлять планы и работать по ним. Все эти придумывания стратегий и попытки разложить все по полочкам заняли около четырех лет. В это время я с переменным успехом пробовала на себе разные методы и рецепты.

В какой–то момент я стала счастливой обладательницей тетради, в которой были расписаны все сложные фазы жизни. Во время отпуска я не планирую ничего, но у меня есть много месяцев в году, когда я следую нескольким планам и пытаюсь успеть все, что связано с работой, не запустив при этом хозяйство, здоровье и милые сердцу проекты.

Посмотрев на все это, я вдруг поняла, что вести хронометраж и дальше совсем нетрудно. Я все равно все время смотрю на часы и записываю большую часть важных дел. Все рабочие дела расписаны на отрезки по 45 и 15 минут, там нечего считать. Я слежу за тем, чтобы тратить на эти планы именно отведенное время и просто проставляю галочки возле выполненных задач. Если они спонтанно меняются местами, я это тоще записываю. После всего у меня остается еще восемьдесят важных дел в день, которые я тоже отрабатываю по списку. Нужно всего одно небольшое усилие, чтобы не только поставить рядом с выполненной задачей галочку, но и за писать сколько на все ушло времени. Для этого нужно просто лишний раз посмотреть на часы.

В конце дня я подвожу краткие итоги дня, буквально в одну строчку. Все дела уже охвачены, я только делю их на очень общие категории и записываю рядом время. Пример можно увидеть на следующей странице.

Магазин 45

Химчистка 20

Ужин  55

Спортзал 55

Я очень давно расчертила себе такой лист и распечатываю его в начале каждого месяца, потом каждый день заполняю. Он живет в моей тетради, одновременно исполняя роль закладки. В конце месяца я подвожу итоги. Многие думают, что само подведение итогов – убийство драгоценного времени. Я так не считаю. На то, чтобы подвести итоги в конце дня, мне нужно в среднем три минуты. В конце месяца – 15–20 минут. После этого я получаю что–то вроде следующего списка.

Зачем это нужно?

Большей частью – чтобы удовлетворить любопытство. Очень интересно увидеть, что работа над книгой, вопреки ожиданиям заняла более 700 часов, а статью не удается написать быстрее, чем за четыре часа. Какие–то простенькие сайты сожрали четыре рабочих дня, хотя я всего лишь придумывала для них дизайн. При этом на дизайн ушел день, а на то, чтобы придумать пару изюминок, которые оживят весь проект, – все оставшееся время.За годы экспериментов со временем я узнала много интересных мелочей. Оказывается, можно сварить суп за 15 минут! Три минуты, которые будущий ужин проводит в микроволновке – это куча времени.  За это время можно заварить две кружки чая с лимоном и сахаром, нарезать салат из огурца, помидора и моцареллы и отнести на стол кучу посуды, приборов и салфеток. Я не могу собраться на вечеринку за час, но могу подготовиться к пятидневному воркшопу со студентами за 20 минут. Я не могу рисовать красками более четырех часов, даже если очень надо: Кончаются все силы и мотивация. И не могу писать тексты более двух часов в день: теряется концентрация, и я перестаю видеть ошибки. Зато я могу заниматься версткой 18 часов в день, не вылезать из бассейна или спортзала четыре часа. Я могу спать десять–двенадцать часов в сутки и при этом нарисовать ровно 50 иллюстраций за месяц!

Такие точные знания о своих возможностях иногда позволяют мне взять совсем головокружительный заказ и выполнить его точно в срок. Например, начать с чистого листа и закончить через три недели журнал в 140 страниц. Сделать сайт с 20 разделами на трех языках за два месяца. Писать параллельно три книги, готовиться к выставке и при этом делать десять иллюстраций в месяц. Провернуть большой фотопроект параллельно с ремонтом. От целого ряда планов я смело отказываюсь. У меня нет по этому поводу никаких иллюзий – я это не могу успеть, не выйдет, хоть умри. Это тоже результат того, что я так подробно изучила свои возможности.

  Глава 18. Что считать победой, а что – поражением?

Иногда я думаю, что мне хотелось бы повторить подвиг Любищева и действительно записывать каждую свою минуту на протяжении 56 лет. Я даже не знаю точно, зачем это нужно. Наверное, просто хочется совершить подвиг. С другой стороны, я чувствую, что за таким подвигом могут скрываться великие открытия. Если еще точнее, еще аккуратнее. еще подробнее все записать, подсчитать, наверняка узнаешь еще что–то неожиданное! Или успеешь еще больше? Может быть, узнаешь что–то обнадеживающее, о чем никто не мог даже подозревать?