Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие - Страница 12

Компьютерная система в части управления хранением должна обеспечивать:

♦ контроль процесса приемки и отбора, товарных остатков и другой информации, необходимой для эффективной работы;

♦ систему верификации операций для оценки качества работы сотрудников, менеджеров, агентов и дилеров;

♦ поддержку стандартов автоматизации документооборота – это означает, что реализуют полную систему электронного документооборота, контролируют соответствие действий персонала бизнес – правилам предприятия и напоминают о необходимости выполнения тех или иных операций;

♦ – наглядное графическое отображение заполнения ячеек товаром с разбивкой по подгруппам/ владельцам на карте области, созданной при построении топологии склада;

♦ подготовку отчета о загруженности области склада (по ячейкам, в процентах от общего объема ячейки);

♦ подготовку отчета о загруженности области склада по владельцам товара (в общественных складах);

♦ подготовку отчета о загруженности области склада по товарам /подгруппам товаров;

♦ сопровождение единиц измерения;

♦ сопровождение номенклатуры товаров (группы, подгруппы);

♦ возможность расширения информации о свойствах товаров при помощи использования дополнительных атрибутов;

♦ сопровождение ячеек (типы и классы ячеек, создание, редактирование, поиск ячеек);

♦ подготовку отчета о наличии товара на складе;

♦ подготовку отчета о перемещении товара по складу;

♦ подготовку отчета о приеме товара на склад;

♦ подготовку отчета об инвентаризации и коррекции товарных запасов;

♦ подготовку отчета о партионном учете размещения товаров на складских местах.

♦ подготовку отчета о выявленнной пересортице, недостаче;

♦ выполнение коррекции товарных остатков (с указанием причины);

♦ возможность определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;

♦ партионный учет затрат на хранение и партионный учет внутрискладских операций;

♦ неограниченное число участков хранения;

♦ определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений.

Базы данных, необходимые для управления хранением

БД состояния товарных запасов и размещения по единицам хранения на складах. Она должна показывать имеющиеся в наличии, свободные, включенные в заказ и отправленные изделия. Запись содержит критические параметры, используемые в правилах принятия решения о восполнении производственных запасов. Когда ЛИС управляет логистической системой в целом, состояние запасов и их размещение может быть вспомогательной записью в главном файле размещения единиц хранения на складе, для облегчения внутрискладских перемещений. Товары в пути являются дополнительной частью файла о состоянии запасов.

БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.

БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.

БД активности спроса на товары. Эта БД накапливает данные о спросе на товары в зависимости от периода времени и размещения. Она используется для анализа спроса и для периодической проверки прогнозов для управления запасами.

Возможности для управления обработкой заказов

Обработка полученных заказов должна включать следующие операции:

♦ проверка кредитоспособности заказчика;

♦ проверка доступности запасов;

♦ подтверждение приема заказов;

♦ модификация заказов;

♦ обсчет заказов;

♦ оповещение клиентов о состоянии заказов;

♦ детализация цен и ценовых скидок;

♦ оформление договоров (спецификаций) на продажу;

♦ выделение запасов под заказы.

Подготовка заказов к обработке

Самый трудоемкий для поставщика способ обработки заказов начинается с получения телефонного или письменного заказа в произвольной форме. Оператор поставщика вынужден переводить заказ в форму, приемлемую для обработки и ввода в компьютер, теряя на этом массу времени. Современная практика предусматривает несколько методов оптимизации процесса обработки заказов.

Первый метод организации обработки заказов в кратчайшие сроки состоит во вводе в компьютер заказов, подготовленных на специальных бланках – формах, содержащих всю необходимую для обработки информацию в виде специальных кодов. Логистический подход к обработке заявок начинается с разработки формы заявки, которую должен направлять заказчик. Форма должна заполняться им и проверяться оператором поставщика перед вводом в компьютер для обработки.

Форма предусматривает все данные, необходимые для обработки заявок, например:

♦ код заказчика;

♦ код категории заказа (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);

♦ код группы товаров;

♦ код (номер, артикул) товара;

♦ количество товара;

♦ код пункта назначения;

♦ код вида транспорта;

♦ код упаковки;

♦ и т. д.

Чтобы на основании этих данных компьютер мог обработать заказ, в системе должны быть разработаны справочники:

♦ коды заказчиков;

♦ коды категории заказов (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);

♦ коды группы товаров;

♦ коды (номер, артикул) товара;

♦ коды пунктов назначения;

♦ коды видов транспорта;

♦ коды упаковки;

♦ коды условий сделок;

♦ коды условий поставок;

♦ коды приоритетов;

♦ коды особенностей обработки и др.;

♦ коды условий работы с заказчиками: цен, скидок, порядка платежей;

♦ и т. д.

На предприятии должны быть разработаны:

♦ инструкция по заполнению формы заказа для заказчиков и операторов;

♦ техническое задание для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в обработку при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др.

Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: «.Клиент процесса должен выполнять этот процесс». Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа разрабатывают поставщики, обязывает заказчика его применять специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.

Третий метод организации обработки заявок основан на другом принципе реинжиниринга, который рекомендует: Обращайтесь с партнерами так, будто они являются частью вашего предприятия. Следующим шагом в сокращении потерь времени на обработку заявок и устранения ошибок в них является замена заявок постоянных заказчиков их электронными отчетами о наличии запасов товаров на складе. Поставщики анализируют остаток и расход товаров на складах заказчиков и направляют им предложения на поставку тоже в электронной форме. Получив подтверждение и корректировку предложений, поставщики отгружают товары. Например, региональные склады запасных частей компании “Volkswagen” ежемесячно сообщают логистическому центру компьютеру компании о наличии деталей на складе, о продаже за последние один, пять и пятнадцать месяцев. На основе этих данных поставщик рассчитывает потребность на соответствующий период и направляет предложение о поставке. Региональный склад обязательно корректирует его с учетом факторов рынка, не предусмотренных программами компьютера, и подтверждает отгрузку. Такой метод подготовки заявок вообще устраняет участие людей в обработке заявок у поставщиков. Тем самым соблюдается еще один принцип реинжиниринга: Как можно меньше людей должно быть вовлечено в процесс.