Курс Менеджер по продажам промышленного оборудования и компонентов. Продажи в проекты - Страница 26
Оценка на заключительном этапе проекта – это процесс, в ходе которого определяются:
– что достиг проект,
– удачные аспекты проекта,
– не совсем удачные аспекты проекта,
– что будет сделано по-другому в следующий раз.
Из такой послепроектной оценки могут быть извлечены основные уроки, которые большинство исследователей признает наиболее существенными. Это четыре основных урока, которые многие компании выносят из послепроектной оценки:
– Точно определять затраты
– Прогнозировать и минимизировать риск
– Оценивать потенциальных подрядчиков
– Улучшать управление проектами.
Часто бывает достаточно простого переосмысления проделанной работы или неформальной оценки, но иногда необходима официальная или формальная оценка. Формальная оценка проекта может оказаться дорогостоящим мероприятием и, как правило, занимает много времени, поэтому ее тщательно планируют.
Известно много способов проведения такой оценки, причем выбранный подход будет влиять как на отношение участников к процессу, так и на формирование положительной или отрицательной реакции на проект.
Проведение формальной оценки включает процесс планирования, сбора и интерпретации данных. Проектируя процесс оценки, необходимо принять ряд решений:
Решения относительно целей: зачем проводится оценка?
Кто заинтересован в том, чтобы оценка проводилась?
Решения относительно фокуса: что именно будет оцениваться?
Решения относительно выбранных методов, каким образом, и из каких источников будет собираться информация?
Решения относительно критериев оценки, как будут устанавливаться критерии, и кто будет это делать?
Решения относительно процессов: кто будет проводить оценку, и кто будет управлять этим процессом?
Решения относительно применения результатов, каким образом будут использоваться полученные в ходе оценки результаты?
ЗАДАНИЕ
Планирование оценки.
Представьте себе, что Вы являетесь членом группы, которая составляет план оценки этапов планирования и реализации проекта. Какие вопросы, по Вашему мнению, необходимо задать?
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Важно определиться, какой именно объем работы должен оцениваться, каковы цели и задачи оценивания. При оценке этапов можно использовать такие вопросы:
– Что удалось сделать хорошо и почему?
– Что помогало бесперебойной реализации проекта?
– Чего нам следует избегать при работе над будущими проектами?
– С какими трудностями мы столкнулись при выполнении задач проекта?
– Какая польза была от плана проекта?
– Что в плане проекта было бесполезным или мешало выполнению работы?
– Какие дополнительные меры могли бы способствовать бесперебойной работе над проектом?
– Как Вы думаете, почему у нас возникла проблема с Х?
– Внес ли кто-либо, не входящий в команду проекта, вклад в достижение целей проекта?
– Насколько точно мы спрогнозировали основные риски, и сработал ли план на случай непредвиденных обстоятельств?
– Удалось ли нам поддержать качество на надлежащем уровне?
– Насколько эффективным было управление бюджетом, и удалось ли нам завершить проект в рамках бюджета?
– Насколько эффективным было управление временем, и удалось ли нам завершить проект в намеченный срок?
Сбор и интерпретация данных. Ниже показаны ключевые моменты, которые следует учитывать при выборе методов сбора информации:
– Затраты на получение информации согласно ее значимости для оценки.
– Количество источников, к которым нужно обратиться, чтобы представить широкий спектр мнений для повышения надежности результатов.
– Время, которое необходимо затратить на получение и анализ информации.
– Надежность полученной информации.
– Политические аспекты процесса – например, некоторые способы сбора информации могут помочь сформировать поддержку процесса оценки.
Анализ результатов. Для анализа обычно выполняют следующие шаги:
– Анализ цифр, например: сколько было получено и какой ценой;
– Анализ качества, чтобы оно не было завышенным или заниженным;
– Выявление как позитивных, так и негативных фактов;
– Проведение сравнений;
– Поиск закономерностей в фактах.
По результатам анализа результатов готовят оценочные отчеты. Они могут быть разными. К их типам относятся отчеты
– Для заказчика или покровителя;
– Для информирования организации, где работают члены проектной команды;
– Для различных заинтересованных сторон.
При разработке оценочных отчетов необходимо учитывать следующие важные моменты:
1. Учитывать, для кого он создается, и использовать соответствующий язык;
2. Разъяснять базовую информацию и соотнести с контекстом;
3. Объяснить, как планировалась оценка;
4. Какие методы использовались для сбора и анализа информации;
5. Представить факты и их интерпретацию;
6. Дать рекомендации на будущее.
Оценка и разбор проекта могут служить источником обучающего опыта, определения областей изменений, источника коммерческих идей. Правда, можно дать и предупреждение: крупные проекты могут стать свалкой организационных болезней.
Для многих менеджеров проекта принятие ответственности за выполнение проекта – это ограниченное временем задание с четкими целями и фиксированным бюджетом. В проекте обычно используется межфункциональный подход с такими аспектами как управление персоналом, финансами, операциями и информацией, что может привести к сложным взаимодействиям и трудным ситуациям. При этом, как правило, отсутствует стратегическая составляющая, связанная с обеспечением согласованности проекта с организационными целями и задачами. Таким образом, представление менеджера проекта о самом проекте равнозначно представлению главного руководителя о своей организации в целом. А значит, есть возможность использовать опыт управления проектом для подготовки себя к выполнению более сложной роли и для демонстрации свой компетентности посредством успешно достигнутых результатов.
Для того чтобы продолжать развитие себя в качестве менеджера проекта можно помимо всего прочего заниматься личной самооценкой. Личная самооценка как планируемый процесс самосовершенствования проводится на основе таких параметров, как:
– критерии личных достижений в управлении проектом;
– информация от коллег и членов проектной команды.
Критериями личных достижений в управлении проектом можно считать следующие:
– Достигнуты ли цели проекта?
– Решена ли проблема, более всего интересовавшая покровителя проекта?
– Что бы Вы сделали по-другому для улучшения конечного результата?
– Что думают о результатах проекта Ваши коллеги?
– Как воспринимает Ваше участие в проекте персонал покровителя?
– Насколько хорошие отношения сложились у Вас с покровителем проекта?
– Будет ли покровитель проекта рекомендовать Вас своим коллегам?
– Просил ли Вас покровитель проекта выполнить дополнительную работу?
– Уложился ли проект в рамки бюджета?