Курс Менеджер по продажам промышленного оборудования и компонентов. Продажи в проекты - Страница 22

В реальной жизни выполнение любого проекта сопряжено с уникальным сочетанием проблем и ограничений, неизбежно порождающих сложности и риски. Планы приходится корректировать в процессе их реализации, и каждый этап проекта может быть несколько раз пересмотрен до его завершения. Возникают все новые и новые вопросы, которые требуется рассмотреть. В связи с этим важно разработать способы мониторинга и контроля реализации проекта, способы выявления рисков и возможностей для усовершенствования, а также способы выполнения работы в соответствии с планами и способы коррекции этих планов.

Чтобы контролировать, Вы должны иметь план, показывающий, что и когда должно произойти и информацию о том, что происходит в действительности. Сбор информации о происходящем и сравнение ее с планом мы называем мониторингом, осуществляя который мы можем выявить отклонения от плана. Более точно мониторинг можно охарактеризовать как: непрерывное сопоставление достигнутого прогресса с планом посредством повседневного и систематического сбора и анализа информации. Целями мониторинга являются отслеживание происходящих изменений, проведение регулярных проверок того, соответствуют ли наши предположения о том, что должно происходить, тому, что происходит в действительности.

Для устранения обнаруженных отклонений от плана можно либо внести изменения в деятельность, либо скорректировать план с учетом новых или изменившихся обстоятельств. При этом учитывают взаимозависимость систем; рассматривают отчеты о состоянии проекта; разрабатывают график совещаний по проекту; обеспечивают поддержание баланса между тремя измерениями проекта и проводят отслеживание прогресса и изменений в проекте.

Для устранения обнаруженных отклонений от плана можно внести изменения в деятельность, либо скорректировать план с учетом новых знаний или изменившихся обстоятельств.

Контроль является важной частью управления проектом и предусматривает:

– представление отчетов о прогрессе в реализации проекта в сравнении с планом;

– анализ причин обнаруженных отклонений от плана;

– принятие мер для устранения отклонений.

Ключевые элементы контроля показаны на рис. 1.9.

Рис. 1.9. Ключевые элементы контроля над проектом

К ключевым элементам контроля относятся:

– стандарты, содержащиеся в плане проекта,

– сбор информации в процессе мониторинга,

– механизм сравнения прогресса в реализации проектам с планом для выявления отклонений,

– процесс выявления причин проблем и выработка решений проблем, планирование соответствующих действий,

– завоевание поддержки предлагаемых изменений плана,

– осуществление корректирующих действий для приведения деятельности в соответствие с исходным или скорректированным планом.

Для осуществления мониторинга необходим сбор информации на двух уровнях:

– на макроуровне, к которому относятся сведения об общих бизнес-целях проекта, сроках, бюджете и стандартах качества;

– на микроуровне, к которому относятся сведения о выполнении индивидуальных задач (о дате начала выполнения каждой задачи, прогрессе в выполнении задачи и завершении выполнения задачи в соответствии с планом).

Однако, если Вы надеетесь, что ваши подчиненные или другие участники проекта сами предоставят Вам всю необходимую и достоверную неинтерпретированную информацию, то рискуете пропустить ранние симптомы проблемы. Многие опытные менеджеры подчеркивают важность "обхода проекта" как средства быть в курсе повседневных проблем, возникающих в процессе реализации проекта. Методами, повышающими достоверность происходящих изменений в проекте, являются отчеты о состоянии проекта, совещания и «обход проекта».

Ключевые этапы проекта и графики выполнения работ должны помочь Вам определить вехи проекта. Вехи – это точки оценки состояния проекта, которые используются для ревизии прогресса проекта. Они устанавливаются различным способом в зависимости от их предназначения:

– составление списка целей и дат их достижения;

– ключевые этапы проекта;

– «досмотр у шлагбаума» (“tollgate review).

Досмотр у шлагбаума – это один из радикальных подходов к оценке в продвижении проекта, при котором вопрос о закрытии проекта принимается в конце каждого ключевого этапа в ожидании от участников проекта убедительных доказательств его ценности для организации.

Вы должны регулярно рассматривать отчеты о состоянии проекта. Для подготовки отчета необходимо получать от членов команды проекта следующую информацию:

– выполнение делегированных задач;

– завершение ключевых этапов;

– любые отставания от графиков выполнения работ и их причины;

– любые проблемы, требующие незамедлительного решения;

– любые трудности, ожидаемые в ближайшем будущем.

Стандартный шаблон отчета может включать в себя следующие элементы:

– название проекта;

– краткое описание ключевого этапа, освещаемого в отчете;

– имя работника, ответственного за этот ключевой этап;

– дата отчета;

– действительный прогресс в достижении «вех» проекта в сравнении с запланированным прогрессом;

– резюме о прогрессе на рассматриваемом ключевом этапе, включая объяснения всех случаев отставания и описания принятых корректирующих мер;

– проблемы или спорные вопросы, ожидающие решения;

– вехи, которые должны быть достигнуты в следующем отчетном периоде, и дата следующего отчета.

Центральными вопросами, которые, как правило, интересуют руководство и заказчиков проектов, это:

– Соблюдается ли график реализации проекта?

– Реализуется ли проект в рамках выделенного бюджета?

– Достигнуты ли все намеченные вехи?

– Какие меры приняты для устранения отставания, если таковое допущено?

Для урегулирования вопросов, которые возникают в ходе реализации проекта, проводятся совещания. Для ответа на вопрос, какие совещания нужны для процесса мониторинга, Вы должны спросить себя:

Кто нуждается в информации?

О чем должна быть эта информация?

Как часто она должна предоставляться?

Какими способами она должна предоставляться?

Для обеспечения эффективного общения на совещаниях могут потребоваться:

– Формальные протоколируемые совещания, график проведения которых может определяться вышестоящими инстанциями.

– Совещания с покровителем проекта (возможно, «один на один»).

– Рабочие совещания с командой проекта.

– Индивидуальные совещания с членами команды.

– Специальные совещания для решения возникших проблем.

Мониторинг связан также и с достижением баланса трех основных измерений проекта:

· затраты – выделенные ресурсы

· время – график выполнения работ

· качество – соответствие характеристик конечных результатов потребностям заказчиков проекта.

Для этого необходимы системы для мониторинга:

– времени, затрачиваемого на выполнение задач по проекту,

– использования ресурсов (людей, материалов и оборудования),

– соответствия результатов стандартам качества.

Эти три системы призваны поставлять данные в реальном времени и имеют ключевое значение для поддержания баланса в управлении проектом. Получив с помощью мониторинга информацию, подсказывающую необходимость осуществления корректирующих действий, Вы можете воспользоваться широким спектром способов поддержания баланса. Они помогут: