Конференц-анатомия - Страница 4
Отдельная тема – организация коммерческих конференций, когда организация мероприятий является основным видом бизнеса компании. Такая практика существует, но, по моему мнению, характеристики этих мероприятий (внешняя цель, финансирование) скорее схожи с характеристиками мероприятий международных ассоциаций.
Правительство и правительственные структуры также проводят деловые мероприятия. Как правило это формат форумов, съездов, заседаний комиссий и т. д. Целью таких мероприятий становится обсуждение и согласование документов, принятие рекомендаций и меморандумов, планирование или подведение итогов различных правительственных проектов. Финансирование правительственных встреч осуществляется, как правило, также, как и в случае с бизнес-мероприятиями, самим инициатором из федерального или регионального бюджета.
Папа-оператор
Оператор занимается «полировкой» идеи инициатора о проведении мероприятия, планирует и просчитывает ее воплощение, управляет всеми процессами реализации идеи – подготовки и проведения делового мероприятия.
В международной практике существуют специализированные компании – PCO (professional congress organizer) – организации, которые обеспечивают профессиональную помощь в планировании и организации конгрессов и конференций. Такое содействие, как правило, включает в себя в большей степени тактическое планирование, управление проектом, консультации и рекомендации по более эффективному проведению мероприятия для достижения его целей, финансовый менеджмент, планирование бюджета, подготовку деловой программы, коммуникации со спикерами, прием тезисов, планирование и поддержку веб-среды мероприятия, предварительную регистрацию участников и аккредитацию, делегат-менеджмент мероприятия, планирование и реализацию PR-кампании мероприятия.
Из опыта зарубежных РСО, выдержки из кейс-стади AIM Group International Milan Office, Всемирная конференция по хирургии грыжи брюшной стенки (25—29 апреля 2015, Милан, Италия):
Вызов: подготовка и проведение Первой Всемирной конференция по хирургии грыжи брюшной стенки.
Инициаторы хотели достичь очень высокого уровня подготовки научной программы, создать всемирную платформу для общения абдоминальных хирургов, оперирующих грыжи, собрать и продемонстрировать мировой опыт, накопленный этими специалистами. При всем прочем, важно было объединить и учесть интересы, амбиции и возможности всех инициаторов – пяти международных ассоциаций (European Hernia Society, Americas Hernia Society, Asia Pacific Hernia Society, Afro Middle East Hernia Society, Australian Hernia Society).
Решение: Международная РСО компания – AIM Group International Milan Office сформировала опытную команду профессионалов, которые и работали в плотной связке с организационным комитетом. Главной задачей стало достижение целей мероприятия общими усилиями, с использованием знаний и опыта всех участников процесса. Решение пришло, и каждая ассоциация объявила своё ежегодное мероприятие в даты проведения конгресса, объединив таким образом на одной площадке пять региональных конференций. Все ассоциации привлекли свои самые лучшие научные ресурсы, инновационные разработки. Подход к формированию логики общей программы и выбор спикеров был очень жестким.
Результат: 2708 делегатов из 96 стран мира, 44 спонсора, 324 постерных доклада (из 800 предложенных статей), приконгрессная выставка площадью более 4000 м2. В программу вошли уникальные лекции и доклады, а также – 17 трансляций из операционных в прямом эфире, 70 видеосессий.
Накануне гала-ужина на стадионе Stadio San Siro, самом популярном стадионе, построенном в 1926 году, принимавшем матчи Чемпионата мира по футболу, состоялся матч 1st World Hernia Soccer Challenge. В нем впервые за всю историю стадиона приняли участие не профессиональные команды, а участники конференции. Это позволило делегатам не только получить уникальный опыт, а помогло действительно сформировать командный дух, укрепить связи между коллегами в новой ассоциации – World Hernia Network.
Конференция прошла с огромным успехом, и сейчас организаторы уже готовят следующую – 2 Всемирную Конференцию по хирургии грыжи брюшной стенки.
Источник: Beyond Congress Management, The PCO, IAPCO Newsletter, Issue №73, Q3 2015
Существуют также компании DMC (destination management company) – это принимающая сторона, то есть организация, которая по сути работает в сфере въездного туризма. Такие компании занимаются продвижением своей дестинации, выступают в роли координатора действий по оказанию туристских услуг, экскурсионных программ, взаимодействуют в рамках мероприятия с транспортными компаниями, отелями, кейтеринговыми компаниями и другими поставщиками. Является связующим звеном между клиентом и поставщиками услуг. К услугам таких компаний прибегает большинство российских инициаторов конференций. При этом инициаторы часто берут на себя часть организационных функций, обычно касающихся формирования деловой программы мероприятия и коммуникаций с делегатами, а управление всеми процессами логистики делового мероприятия, координацию работы поставщиков поручают DMC.
В мире принято так, что DMC – это локальные компании – действующие в одной стране, городе, регионе, а РСО чаще – глобальные, то есть действующие в разных странах. Примеры таковых – MCI group, AIM International Group, CIMGLOBAL. Они входят в международные стратегические альянсы, партнерства, которые объединяют сети глобальных РСО: INCON group, World PCO Alliance, World`s Leading Conference Organizers. Часто встречается понятие «core PCO», от английского core – ядро. Такие PCO-компании управляют процессами проведения мероприятий инициатора в любых странах и городах, взаимодействуя на локальном уровне с местными DMC – операторами въездного туризма, обладающими исчерпывающим знанием местного рынка конференц-услуг.
В российских же реалиях границы между этими двумя типами компаний (РСО, DMC) пока практически стерты. Есть даже компании, которые в названии своем употребляют 2 элемента – DMC и PCO. Но в большинстве своем, компании не используют двойное название, а просто выполняют функции и DMC, и PCO. В этом есть, безусловно, свой плюс. Одни и те же организаторы ведут клиента от начала и до конца.
В международной практике ассоциации также часто прибегают к помощи компаний АМС (association management company) – организаций, осуществляющих комплексный менеджмент ассоциаций: администрирование ассоциации, маркетинг и продвижение, информационную поддержку ассоциации, юридическое сопровождение, бухгалтерское сопровождение, привлечение финансовых партнеров, в том числе координирующих и проведение мероприятий ассоциаций. Они также на локальном уровне взаимодействуют с местными DMC. Компаний АМС на данный момент в России практически не существует.
Воспитатели – поставщики услуг
Именно они в конечном счете определяют, как будет выглядеть мероприятие, каким его увидят делегаты, куда на своих ножках побежит наше чадо.
Поставщики услуг и товаров для делового мероприятия – это «площадки» проведения: конференц-центры и отели для размещения делегатов; сервисные компании – поставщики конференц-обрудования, рекламно-производственные, кейтеринговые, транспортные компании, экскурсионные и переводческие бюро. В отдельную группу стоит вынести ивент-агентства, спикерс-бюро, маркетинговые и исследовательские агентства TMC компании.
Площадки: чаще всего деловые мероприятия проводятся в отелях – городских и загородных, второе место занимают конференц-центры, третье – академические площадки. Но если небольшие мероприятия часто не имеют специфических требований и могут разместиться на разных площадках, то крупным международным конгрессам необходима особенная инфраструктура. Конгресс-центр должен включать в себя качественную конференц-зону – пленарный зал, залы для секционных заседаний, зоны питания, регистрации делегатов, пространства для выставок и постерных сессий, комфортные переговорные площадки, зоны для организации кофе-брейков, фуршетов.