Конференц-анатомия - Страница 3

В начале ХХ века прогресс продолжал свое триумфальное шествие по цивилизованной части нашей планеты. У специалистов стало появляться всё больше потребностей встречаться, обмениваться опытом, продавать результаты своего труда, тогда же начал расти спрос на профессиональные места проведения конференций, стали открываться конгрессные центры, люди увлеклись самим процессом подготовки деловых мероприятий. В середине 50-х-60х годов, когда участники рынка (конгрессные центры, специалисты по организации встреч, а впоследствии и целые города) почувствовали потребность в объединении своих усилий, стали формироваться профессиональные ассоциации, многие из которых ведут деятельность и по сей день. Наиболее крупные и известные – это Professional Convention Management Association (PCMA), Association Internationale des Palais de Congres (AIPC), International Congress and Convention Association (ICCA), European Federation of Conference Towns (EFCT). Первое конгрессное бюро в Европе – Венское конвенционное бюро – появилось в 1969 году и успешно работает сегодня. Подробнее об отраслевых международных профессиональных ассоциациях мы еще поговорим чуть позже. Безусловно, за сто с лишним лет произошло еще много событий в индустрии встреч. Если интересно углубиться в эту тему, то можно посетить сайты вышеперечисленных ассоциаций и изучить эту тему досконально.

Спрос на рынке встреч очень эластичен. Будучи кроссэкономическим явлением этот сегмент глобального рынка подвержен воздействию практически всех внешних факторов, существующих в мире – экономических, политико-правовых, научно-технических, социо-культурных.

Макроэкономический климат влияет на покупательскую способность инициаторов мероприятий, на выбор того или иного региона для проведения мероприятия. Стабильность экономической ситуации привлекает инициаторов встреч, так как это позволяет принимающему региону создать комфортную среду для проведения мероприятий (развитие инфраструктуры, стабильная работа поставщиков услуг, нет резких изменений цен). Уровень инфляции и курсы обмена валют также играют важную роль при выборе региона проведения конгресса, так как это напрямую влияет на количество денежных средств, которые необходимо будет потратить на проведение конгресса и на другие нужды участников в стране пребывания.

Колоссальный эффект на индустрию встреч оказывают и политико-правовые факторы: условия въезда в страну, визовая политика, особенности налогового законодательства, уровень поддержки отрасли федеральными и региональными властями, определение отрасли как приоритетной, создание условий и программ для ее развития, сопровождающееся финансированием, антимонопольное законодательство, внешняя политика государства.

Прогресс развития информационных технологий в мире сегодня колоссален. Эксперты едва успевают оценивать темпы его роста в различных отраслях. Индустрия встреч – зеркало этого прогресса. Наиболее ярко это проявляется в сегменте корпоративных и правительственных мероприятий. Научные конгрессы в общей массе более консервативны. Регулярные исследования подтверждают этот факт. Международные ассоциации активно используют интернет для продвижения своих мероприятий и коммуникаций с делегатами, внедряют интерактивные коммуникационные сервисы при проведении мероприятий, однако пока не в полной мере пользуются всеми высотехнологичными информационными разработками.

Любое мероприятие изначально имеет своих «родителей», организаторов – тех, кто придумал идею, определил стратегию, поставил цели, решил, каким оно должно быть, как и где проходить, какими силами должно быть подготовлено. Так и в семье происходит, можно провести забавную аналогию: задача матери – родить, любить и воспитать ребенка, задача отца – принимать важные решения в семье, руководить, передавать свой опыт, учить, сделать, как говорят, всё возможное, чтобы сын стал «настоящим мужчиной».

Вот и в семье, где рождается наша Конференция, происходят похожие процессы: инициатор мероприятия, его условная «мама» – рождает идею, представляет себе, с какими целями мероприятие проводится, для кого, каким оно должно стать, и каких результатов необходимо достичь. Оператор мероприятия, его «папа» – решает, как из «маминой» идеи вырастить зрелого человека – как идею мероприятия воплотить наилучшим образом, какой формат проведения конференции выбрать, где провести, чтобы достичь максимального эффекта, как выстроить деловую программу, организовать финансовые потоки (где взять деньги на «воспитание», да и «заработать» их для мероприятия, собственно, тоже его непосредственная функция). Операторы – это компании, специализирующиеся на профессиональной организации конференций – РСО (Professional conference organizer). Однако, как случается в жизни, к сожалению, семьи бывают неполные, и часто мать берет на себя функции отца. Так и с мероприятиями – инициатор часто выступает и оператором тоже. Когда ребенок подрастает, он идет в детский сад, где у него появляются друзья и воспитатели – они уже оказывают, как мы понимаем, часто даже большее влияние на формирование личности ребенка, чем родители. В нашем случае, «друзья и воспитатели» – это непосредственные поставщики конференц-услуг – место проведения, конгрессный центр, конференц-оборудование, рестораны, типографии – вот они-то и определяют конечный облик нашего мероприятия, они делают мероприятие таким, каким его увидят делегаты, участники.

Мама-инициатор

Итак, посмотрим внимательнее на нашу «маму» – инициатора мероприятия – его же часто называют «заказчиком», «владельцем» мероприятия. Основные функции инициатора заключаются в предложении идеи мероприятия, формировании концепции, постановке финансовых и маркетинговых целей. Сопутствующие функции: формирование деловой программы мероприятия, содействие организаторам в PR-кампании мероприятия и так далее. Инициаторами мероприятий могут стать представители науки и общественных организаций, бизнеса и правительства.

Научная или неправительственная ассоциация, общественная организация – это добровольное общественное объединение представителей определенной отрасли знаний для осуществления совместной деятельности, поддержания и развития данной отрасли. Подразделяются они обычно на национальные и международные. Есть, например, международная ассоциация по углеводам (ассоциация мирового уровня), есть ассоциация по углеводам в России (национального уровня). Национальные ассоциации плотно взаимодействуют с международными, участвуют в совместных мероприятиях, представляют свои достижения, выявляют направления дальнейшего развития отрасли науки. Мероприятия ассоциаций представляют собой в основном международные и национальные конгрессы и конференции, а также ассамблеи, совещания, заседания управляющих органов, проводимые регулярно, в разных городах и странах. Место проведения часто выбирается на конкурсной основе, как Олимпиада или Чемпионаты мира по футболу, хоккею и т. д. Целью таких мероприятий становится обмен опытом с коллегами, анонсирование результатов исследований и разработок, обсуждение стратегических и маркетинговых планов ассоциации, PR ассоциации, коммерческая прибыль. Финансирование таких мероприятий осуществляется из множественных источников: организационные взносы, спонсорские средства, научные гранты, государственные субсидии. Инициаторами научных мероприятий также могут выступать не только ассоциации, но и отдельные научные организации, НИИ, вузы и т. д

Под бизнесом здесь мы понимаем коммерческие структуры, корпорации. в этом случае можно встретить разнообразие вариантов целей и видов мероприятий. Наиболее часто встречающиеся – внутренние мероприятия корпораций – дилерские конференции, совещания советов директоров, инсентив-мероприятия, совещания руководителей филиалов и подразделений, презентации новых продуктов и т. д. Такие встречи, как и встречи ассоциаций, могут проводиться в разных точках мира. Целью этих мероприятий часто становится налаживание коммуникаций с партнерской сетью, стимулирование повышения качества и объема продаж, дополнительное образование и развитие профессиональных качеств персонала и т. д. Финансирование, как правило, осуществляется полностью самим инициатором из бюджета организации.