Конференц-анатомия - Страница 14
пленарное заседание/general meeting – это основная часть мероприятия, где участвуют и выступают ключевые персоны, здесь звучат основные доклады, обсуждаются и поднимаются общие вопросы, касающиеся абсолютно всех делегатов мероприятия. Как правило, пленарное заседание следует за церемонией открытия мероприятия и предваряет церемонию закрытия;
Последнее время меняются тенденции по формату пленарного заседания. Это необязательно скучные доклады из серии «Федеральное значение проекта строительства Комплекса нефтеперерабатывающих и нефтехимических заводов в городе N». Летом 2014 года на конгрессе DMAI (Лас-Вегас, США) участниками был отмечен необычный формат докладов на пленарном заседании – например, выступал известный американский граффити художник Erik Wahl. Он во время своей лекции писал картину под музыку. В этом призыв к достижению бОльших результатов посредством принятия нестандартных решений, внедрения инноваций, выхода за рамки стандартных бизнес-процессов. Были представлены кейс-стадиз National Geographic о съемке качественных и интересных роликов о дестинации.
Из опыта АНО «Конгрессно-выставочное бюро г. Москвы», 2014
секционные заседания/ sessions, tracks – это встречи специалистов по отдельным темам в рамках общего тематического направления мероприятия;
выставка/exhibition (при деловом мероприятии) обычно не требует отдельных выставочных павильонов, а располагается в холлах конференц-центра. Проведение выставки при конференции решает несколько задач нескольких аудиторий:
– для инициатора, организатора – возможность комплексно, многогранно представить ту отрасль экономики, бизнеса, науки, о которой идет речь на конференции; получить дополнительный источник финансирования для наполнения бюджета мероприятия;
– для участников, делегатов – увидеть комплексную картину отрасли, протестировать продукты, наладить контакты с потенциальными партнерами и прочее;
– для экспонентов – получить доступ к целевой аудитории для непосредственного продвижения своих товаров или услуг, дает PR – преимущества: дополнительный информационный повод для общения со СМИ, интеграция в pr-кампанию мероприятия и так далее;
постерные (стендовые) сессии/poster sessions – (характерно в большей степени для научных мероприятий) это представление докладов в графической, презентационной форме печатной или электронной форме;
торжественные мероприятия/gala events (открытие, закрытие, приветственный коктейль, банкет) – это обязательные элементы любого серьезного крупного мероприятия – это церемония открытия, церемония закрытия, приветственный коктейль и гала-ужин;
кофе-брейки/coffee-breaks, coffee pausse – представляют собой обычно 15—30 минутные паузы между заседаниями, когда делегатам подаются легкие десерты и закуски, безалкогольные напитки. Это время участники часто используют не только для чаепития, но и для общения, обсуждения выступлений спикеров.
технические туры/technical tours – это деловые поездки участников конференции на городские объекты, производства, исследовательские базы и т. д., связанные по тематике с деловой программой мероприятия. Такие туры могут быть организованы как из средств бюджета мероприятия, так и на спонсорской основе, если объекты, которые могут быть представлены участникам, заинтересованы в них как в целевой аудитории для реализации своих товаров и услуг, либо в дополнительном pr-продвижении;
Мелиораторы со всего мира приехали в Петербург, чтобы посетить 12 Международный семинар по дренажу 22—26 июня 2014 года. Для нашей команды это было классическое мероприятие международной ассоциации: конференция на 200 человек с совершенно понятным объемом РСО – задач. Но вот наиболее интересным вызовом оказалась как раз подготовка технических туров, где для участников было организовано знакомство с работой гидромелиоративных объектов и хозяйств в Санкт-Петербурге, Ленинградской и Новгородской областях, представлены технологии, продемонстрированы различные экспериментальные площадки.
Из опыта компании «Мономакс», 2014
постконгресный тур/postconference tour может быть реализован как разновидность технического тура, только на более удаленном расстоянии, или как масштабная экскурсионная программа (при этом деловые элементы могут быть включены в программу, а могут и отсутствовать). Или вообще – как дополнение к деловой программе мероприятия, когда инициаторов несколько, и их организации расположены в разных городах. Включение таких дополнительных мероприятий в основную программу повышает информационную насыщенность конференции, делает её более интересной и востребованной. Однако и добавляет объем работы, повышает необходимость в дополнительном персонале, чаще всего также увеличивает расходную часть бюджета мероприятия.
Более пристального внимания заслуживают секционные заседания, в научной среде их часто называют «сателлитными», в бизнес-среде – «треками». За успешное содержательное наполнение заседаний (как, собственно, и за всё содержание мероприятия) несет ответственность Программный комитет, либо рабочая группа, либо отдельный специалист – agenda-manager. Таких встреч может быть от 2—3 до 10—15 ежедневно в зависимости от масштаба мероприятия. Как правило, в течение рабочего дня крупной конференции в разных залах идет несколько параллелей секционных заседаний, посвященных отдельным темам. В рамках каждого пленарного и тематического заседания может быть запланировано несколько последовательных выступлений экспертов, панельная дискуссия, круглый стол и т. д. Чаще встречается классическая форма проведения заседаний – «последовательные выступления спикеров + пассивное внимание аудитории + вопросы из зала». Но можно реализовать и другие интересные способы донесения информации и коммуникации спикеров с аудиторией:
панельная дискуссия/panel discussions – в этом случае основная задача организаторов – это привлечь специалистов с разными точками зрения на один и тот же вопрос, задача же модератора – грамотно выстроить дискуссию. В таком заседании несколько экспертов находятся в президиуме и обсуждают ту или иную тему и ее отдельные аспекты. Делегаты в этом случае находятся в зале и имеют возможность задавать вопросы и высказывать свою точку зрения в рамках регламента, по разрешению модератора;
диалог, дебаты/dispute – определенная разновидность панельной дискуссии, но, как правило, с меньшим количеством участников в президиуме. Может быть крайне интересным форматом встречи, однако требует грамотной и профессиональной модерации. При проведении дебатов представляется две (или более) кардинально отличающихся точки зрения на одну ту же проблему, ставятся провокационные вопросы. Эксперты дискутируют в президиуме, делегаты слушают в зале;
лекция/lecture. Очевидно, что спикером на протяжении всего заседания выступает один специалист, который рассказывает о своих разработках, опыте, исследованиях. Разумеется, этот специалист должен быть действительно экспертом и великолепным оратором, способным держать внимание аудитории длительное время.
Вопросы из зала могут быть задаваться как по ходу изложения материала спикерами, так и по завершении сессии. Это обычно определяет модератор.
Также программу мероприятия можно обогатить и разнообразить внедрением таких элементов, как:
образовательные программы/educational programs. Часто за участие в таких программах организатор наряду с сертификатом присваивает участнику и определенное количество баллов (credits), которые суммируются и впоследствии помогают специалисту подтвердить свою квалификацию. Такая схема уместна на регулярных мероприятиях, инициированных ассоциациями, объединениями и обществами, призванными осуществлять образовательную деятельность для специалистов отрасли. Такие программы могут быть реализованы в форме разбора кейсов в группах, деловых игр, мозговых штурмов, мастер-классов, тренингов;