Конференц-анатомия - Страница 13
Основная масштабная тема раскрывается «в целом», без детализации по составляющим. Рассматривается окружающая среда темы, тенденции, возможности и стратегии ее развития, демонстрируются результаты глобальных исследований, касающихся темы, оценивается рыночная ситуация, положение в отрасли в целом, освещаются общие проблемы для всех сторон – представителей науки, бизнеса, правительства – которых так или иначе касается тема мероприятия. Такие встречи проводятся, как правило, для топ-менеджеров, руководителей, т. е. для людей, которые ответственны за определение стратегии развития своей организации. В реальности мероприятия этого типа в чистом виде встречаются редко. В их программу, как правило, всё равно интегрируются практические элементы, в ознакомлении с которыми заинтересованы потенциальные участники, однако в существенно меньшем объеме, чем на встречах, где используется второй подход.
Основная масштабная тема раскрывается детально, содержательно, по составляющим ее узким «подтемам». Рассматриваются практические вопросы, а участники, специалисты-практики, обмениваются опытом. Как правило, на таких мероприятиях проходит много мастер-классов, отдельных секционных заседаний (треков), посвященных разным аспектам в рамках заданной темы, образовательных программ, конкурсов, проводятся экспозиции. Часто демонстрируются различные достижения, новинки, изобретения, инновации и т. д. Такой подход при планировании мероприятий встречается очень часто во всех отраслях человеческой профессиональной деятельности. Также за основу может быть взята узкая тема, которая детально изучается и рассматривается на конференции.
При подготовке очень крупных значимых мероприятий всегда используется сочетание этих двух подходов в максимальном объеме. На таких встречах важно обеспечить интересную программу для всех групп целевой аудитории. Часто бывает, что в мероприятии участвуют специалисты, вовлеченные в одну и ту же тему с принципиально разных сторон: разработчики, производители, «продавцы», потребители – у них существуют как общие интересы, так и совершенно разные. Например, разработчику продукта важно понимать тенденции развития рынка, перспективы спроса, характеристики продукта, которые в перспективе будут востребованы рынком; производителю – инновации в области сокращения затрат на производство; «продавцам» – новые технологии продаж данного продукта, возможности для формирования дополнительной ценности; потребителю важно понимать, как он может использовать продукт, какие потребности этот продукт поможет ему удовлетворить. Более того, всем этим группам важно встретиться – разработчику с производителем, «продавцу» с покупателем.
Если организатор берется за подготовку мероприятия такого формата, то ему важно использовать оба подхода максимально эффективно. Для этого программа может быть сформирована так, чтобы все участники могли, во-первых, посетить все заседания, где освещаются общие для всех вопросы – это блок «пленарные заседания», спикерами приглашают ведущих экспертов, значимых ученых, представителей власти. Во-вторых, посетить все заседания и лекции, где освещаются частные узкие вопросы – это тематические/секционные заседания, которые идут параллельно, где рассматриваются отдельные вопросы и тематики, интересующие каждую группу посетителей, спикерами приглашают экспертов-практиков, специалистов в данной узкой теме. И в-третьих, встретиться с потенциальными партнерами – это интерактивные программы, где осуществляется взаимодействие всех сторон, всех делегатов мероприятия.
Что общего у отличной деловой программы и дипломного проекта
Программный комитет, отдельная рабочая группа или специалист – agenda manager – несут ответственность за качественное содержательное наполнение мероприятия, за интересную и полезную для делегатов программу. Формирование деловой программы – это особое искусство, сфера деятельности экспертов, которые глубоко разбираются в теме. Однако, основные правила, механизмы и алгоритмы существуют независимо от того, какие именно вопросы освещаются на конференции.
Есть две основные модели организации крупных научных мероприятий, и отличаются они силой воздействия административного рычага. Наверное, если бы был жив наш уважаемый Александр Григорьевич Гранберг, то он бы проводил конгресс с максимальным подключением административного ресурса: как директор института, он бы мобилизовал всех коллег-директоров институтов, обратился бы к директорам региональных институтов России, которые бы обязательно отправили на конгресс своих сотрудников, была бы немного другая энергия у мероприятия. При наличии такого ресурса намного легче привлечь дополнительное финансирование и подготовить научную часть.
Наш же конгресс готовился по иной модели – на энтузиазме, на научном интересе и отношениях, на желании, на доброй воле. Например, Наталья Васильевна Зубаревич, профессор МГУ, директор региональной программы Независимого института социальной политики, приехала, отказавшись от своего отпуска, и я ей очень за это благодарен. Ведь в России чаще директор института приказывает, и люди подчиняются. Это очень строгая субординация. У нас было иначе, это и создало атмосферу дружественности, такого живого, искреннего общения. Я писал письма российских докладчикам, по 200 писем порой, и они откликались, приезжали. Это самоорганизация сообщества снизу. Но будь у нас административный рычаг – было бы легче, безусловно. Но это не значит, что я бы сделал иначе, если бы надо было начать сначала…
Из интервью доктора географических наук, проф. Пилясова А. Н., председателя Российской секции Европейской ассоциации региональной науки, главного ученого секретаря 54-го Конгресса Европейской Ассоциации региональной науки – ERSA (Санкт-Петербург, 2014, оператор конгресса – компания «Мономакс»)
Первое, что стоит помнить при составлении хорошей программы – это тот факт, что логика изложения материала на конференции должна идти «от общего к частному». Помните это правило, которое мы все использовали при написании своих курсовых и дипломных работ? Этому же правилу мы следуем и при составлении плана деловой программы конференции. Сначала говорим «в целом», а потом разбираем более узкие темы и частные вопросы. Мы уже поставили цели и теперь планируем мероприятие, постоянно держа в голове мысль «а как этот шаг приближает нас к достижению нашей цели?»
Постоянно помня о целях, мы решаем, каким будет основной посыл конференции, какова основная мысль, идея, что мы хотим донести до наших участников.
Следующий этап – обдумывание смысловых блоков – кусочков паззла, частных тем, которые ложатся в общую тему, помогают достичь целей конференции, отражают или раскрывают аспекты основной идеи, темы. Из них и соберется комплексная картина – большая и красивая мозаика – содержательная конференция. Смысловые блоки – это не всегда сами треки или секционные заседания, круглые столы. Смысловой блок может быть реализован и несколькими заседаниями, сессиями, объединенными одной темой. Внутри каждого смыслового тематического блока выстраиваем свою содержательную структуру, формируем тезисы, под которые позже будем привлекать спикеров. Эти спикеры своими выступлениями и должны будут раскрыть тему. На очень крупных мероприятиях – конгрессах, форумах – часто формированием наполнения смыслового блока, либо уже конкретной сессии занимаются приглашенные в качестве модераторов эксперты отрасли.
После того, как организатор определил основной подход к формированию программы, ключевые темы и блоки можно приступать к планированию архитектуры, детальной проработке деловой программы, приглашению и подготовке спикеров.
Зачем мероприятию архитектура, и какими объектами управляет архитектор
Как говорил мистер Холмс при знакомстве с доктором Ватсоном: «Моя голова – это чердак, в которой все разложено по полочкам, а лишнего нет ничего». Так и в «голове» делового мероприятия есть свои «полочки», которые представляют собой архитектурное решение проекта – по сути, схему программы мероприятия. Мероприятие может состоять из различных блоков в любом сочетании. А уж как организовать порядок на своем чердаке, чтобы заглянув туда, можно было быстро всё найти – это простор для работы инициатора, организатора, планировщика, модератора (ведущего). Хотя, безусловно, есть принятые схемы, которые всем понятны. Когда мы определили смысловые блоки, нам необходимо решить, с помощью каких инструментов мы будем раскрывать темы. Под инструментами в данном случае мы понимаем форматы коммуникаций, составляющие деловой программы конгресса или конференции. Наиболее популярны