Конференц-анатомия - Страница 10

Существует три основных блока активностей в рамках практически любого делового мероприятия: деловая программа; нетворкинг и коммуникации; демонстрационные элементы и экспозиция. На конгрессах и конференциях в приоритете деловая программа, на выставках – экспозиция, на совещаниях и презентациях – нетворкинг и коммуникации.

Характеристика №3. Целевая аудитория и состав участников, или «Кому это надо – никому не надо, кому это нужно – никому не нужно»

Чтобы ситуация из этой забавной песенки не материализовалась на деловом мероприятии, нужно сразу осознавать – для кого проводится мероприятие. Кому оно должно быть важно и почему. Кто они – потенциальные участники и спикеры, каковы их профессиональные интересы, должностной статус, где они живут. Мероприятие может проводиться исключительно для специалистов той или иной сферы деятельности, для топ-менеджеров, или наоборот, для молодых специалистов. По региональному охвату —может быть городским, национальным/всероссийским, международным.

Профессиональные интересы и должностной статус делегатов и спикеров обязывает организатора проводить мероприятие на соответствующем уровне.

Понимание регионального охвата позволяет спланировать объем работ по делегат-менеджменту, необходимости организации перевода, по туристской логистике, а также – по срокам подготовки мероприятия. На практике не существует жестких критериев оценки качества мероприятия по составу его участников, однако Национальный стандарт РФ предлагает определенную классификацию для конгрессных мероприятий.

Характеристика №4. Масштаб, или Сколько вешать в граммах? Сколько делегатов планируем привлечь на мероприятие?

Здесь под масштабом мы понимаем количество делегатов, участвующих в мероприятии. По национальному стандарту РФ малыми считаются мероприятия с количеством делегатов до 250 человек, средними 250—1000, крупными – более 1000. Для того чтобы формировать статистику, делать выводы и принимать управленческие решения, такая градация не очень показательна. Международная ассоциация ICCA в своих аналитических отчетах разделяет мероприятия по масштабу на 9 групп от 50 до 10000 и более. Такая детализация позволяет более внимательно отслеживать динамику ситуации на рынке, изменение тенденций по росту или снижению количества мероприятий в мире, изменение поведения инициаторов в части принятия решений о проведении конгресса в том или ином регионе. Например, отчеты, основанные на детализированных данных, позволяют инвесторам оценивать привлекательность проектов конгрессных центров, рассчитывать сроки окупаемости. Например, если посмотреть на тенденции изменения количества конгрессов в разных группах за период 1963—2012, то мы увидим, как стремительно сокращается количество очень крупных конгрессов (от 1000 делегатов), растет число малых (50—149 делегатов) и средних (150—249 делегатов) мероприятий. Кстати, именно поэтому конгрессные центры во всем мире крайне редко находятся в частной собственности. Как правило, это те или формы государственно-частного партнерства.

Тенденции изменения количества конгрессов в разных группах за период 1963—2012 (ICCA 50 STATISTICS REPORT A Modern History of International Association Meetings 1963—2012, 2013 год)

Чем раньше при подготовке мероприятия становится понятен его масштаб, тем более эффективной будет подготовка. От масштаба мероприятия зависит как объем необходимых сервисов, так и их характеристики. Например, чем отличается конференция на 50 человек от конгресса на 1000? Разумеется, есть очевидные отличия: в бюджете, в показателях вместимости «площадки», в особенностях технического оснащения, в количестве персонала, занятого подготовкой и обслуживанием, в степени насыщенности деловой программы и т. д. А есть отличия не настолько очевидные. Например, для конференции с количеством делегатов более 70 человек становится оправданным проведение онлайн регистрации делегатов, с подключением сервисов «личного кабинета», «планировщика встреч» и т. д. Сейчас на рынке существуют как коммерческие разработки, так и бесплатные веб-сервисы, позволяющие регистрировать делегатов, рассылать информационные материалы, даже принимать тезисы научных докладов. Чем больше количество делегатов, тем сложнее управлять информационными потоками и взаимодействовать с каждым. В случаях, когда мероприятие инициировано, оплачивается и управляется одним организатором, вопрос коммуникации с каждым отдельным делегатом может не стоять так остро. Но такие ситуации возникают всё реже. Масштаб мероприятия может определяться по-разному. Он либо известен как данность в самом начале подготовки, либо определяется в процессе. Как правило, это зависит от источников финансирования мероприятия.

Характеристика №5. Источники финансирования, или «Где деньги, Зин?». На какие средства может проводиться деловое мероприятие

Кто и как будет зарабатывать средства на содержание и воспитание ребенка – нашего мероприятия – важно определить на стадии его планирования – хоть мероприятия, хоть ребенка. Мероприятие может финансироваться «из одного кармана» – это единый источник финансирования, что характерно для корпоративных мероприятий, которые корпорации проводят для своих сотрудников, клиентов и партнеров, и правительственных мероприятий, которые финансируются из бюджета государства. Но мероприятие может проводиться на средства из разных источников – регистрационные взносы, спонсорские средства, научные гранты, государственная поддержка и т. д. – это множественные источники финансирования, что чаще встречается на научных конференциях (в полном комплексе) и бизнес-проектах, направленных на извлечение прибыли инициатором (проводятся на регистрационные взносы и средства спонсоров). От этого будут зависеть особенности построения коммуникационных схем, финансовых потоков, и даже сроки подготовки мероприятия

.

Характеристика №6. Регулярность, ротация, длительность, или Вес 3500, рост 52

Деловые мероприятия бывают регулярными и разовыми. Регулярность зависит от целей инициатора и самого мероприятия, специфики отрасли. Регулярные мероприятия проводятся, как правило, не чаще 1 раза в год, однако крупные конгрессы международных ассоциаций могут проходить 1 раз в 2 года, 1 раз в 3 или 4 года.

Если мероприятие регулярное, то в распоряжении организатора могут оказаться базы данных участников, наработки по формированию деловой программы, участию спикеров. Размер регистрационного взноса в таком случае также уже бывает рассчитан. Если мероприятие проводится в 4й раз и более – то оно претендует на включение в базу данных международных мероприятий ICCA (если также собирает более 50 делегатов и путешествует по миру).

Если мероприятие регулярное, то здесь мы оцениваем также, всегда ли оно проводится в одном городе/регионе, либо в разных. В большинстве своем эта характеристика относится к конгрессам международных ассоциаций. Ротируемые (путешествующие по миру) мероприятия учитываются ICCA, информация по особенностям их проведения, требованиям инициаторов хранится в базах данных. У организатора есть возможность узнать, как должно проводиться это мероприятие, посоветоваться с иностранными коллегами, которые обеспечивали проведение мероприятия в другом регионе. Для этого для членов ICCA в базах данных ассоциации предусмотрен сервис Business Exchange.