Эффективное делопроизводство - Страница 39

Рис. 15.4. Ввод данных об учетной записи и сервере вручную

После ввода данных нажмите кнопку Далее – вы увидите окно с поздравлениями. Нажмите кнопку Готово и закройте окно Мастера настройки. Программа готова к приему и отправке электронной почты.

Таким же образом при необходимости в Outlook можно зарегистрировать несколько почтовых ящиков.

Outlook помогает написать письмо: нажмите кнопку Создать, введите адреса получателей (тех, с кем вы контактируете часто, можно выбрать из адресной книги – далее будет рассказано, как ее формировать). Укажите тему письма – это необязательно, но желательно, так как удобно для получателя. Далее введите текст письма, при необходимости добавьте файлы (иллюстрации или тексты), отметьте важность – не торопитесь, вы ведь находитесь вне сети (рис. 15.5).

Рис. 15.5. Окно, в котором создается новое письмо

Обратите внимание, что окно, в котором вы создаете письмо, похоже на окно программы Word (знакомые лента, Кнопка «Office», панель быстрого доступа). Здесь же можно проверить орфографию текста, отформатировать текст, вставить иллюстрации и т. д.

Затем нажмите кнопку Отправить (вверху слева). Не думайте, что ваше письмо ушло. Оно только приготовилось к отправке, а чтобы оно было действительно отослано, вам необходимо подключиться к Интернету. Для этого не нужно проходить процедуру подключения, запуска браузера и т. д. Вы просто нажимаете кнопку Отправить или сочетание клавиш Ctrl+Enter. Появляется окно подключения, где вы подтверждаете свое намерение, и дальше все происходит автоматически: устанавливается связь с Интернетом, Outlook подключается к почтовым серверам, проверяет пароль и содержимое ящика на вашем адресе (или нескольких адресов, которые можно установить аналогично описанному выше), скачивает новые письма, отправляет написанные и, выполнив все необходимое, отключается от сети.

Ваша причастность к делу – бизнесу или делопроизводству – означает, что вам необходимо поддерживать большое количество деловых контактов. Единого рецепта организации этого нет. Есть вариант визитницы: деловой человек не обходится без бизнес-карточки; поместив визитку в альбом, ее можно просмотреть в нужный момент. Однако это неудобно, если количество ваших контактов исчисляется сотнями или даже тысячами. По примеру визитницы, но в электронном виде, а значит, намного эффективнее, в Outlook организована база данных контактов.

Такую базу можно вести и в Word, и в Excel, но в Outlook она значительно удобнее. Здесь все предусмотрено – готовые шаблоны, автоматически поддерживаемые необходимые взаимосвязи, автоматизированные рутинные операции. Здесь понятно, что и куда вписывать (рис. 15.6). Каждая запись базы данных контактов представляется в виде наглядной бизнес-карточки. При желании данные можно детализировать, добавляя данные о днях рождения, семейных праздниках, именах членов семьи, сотрудников, начальников, подчиненных и даже никнеймах (псевдонимах в Интернете). Запись в Контактах может также содержать фотографию. Записи могут группироваться по категориям – бизнес, поставщики, покупатели, VIP-клиенты, личные контакты и т. д.

Рис. 15.6. Карточка для заполнения сведений о контакте

Записи в базе контактов сортируются как по русскому алфавиту, так и по английскому – легко найти нужного человека и получить известную о нем информацию. Записи представлены в привычном виде визитной карточки, что также удобно.

Заполнять базу контактов можно как вручную, так и на основе полученного e-mail. Для этого достаточно установить указатель на адрес отправителя в полученном письме, нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Добавить в контакты Outlook. При этом в карточку занесутся только известные данные, то есть адрес электронной почты и имя. Все остальные поля нужно заполнить вручную.

Эта рутинная операция чаще всего и тормозит ведение баз данных по контактам. К сожалению, Outlook не изменит этого положения: он в состоянии только управлять данными, а вводить их придется вам. Правда, не все так безнадежно: существуют системы считывания информации на основе OCR – оптического распознавания с помощью сканера. Такие системы считывают бизнес-карточки и распределяют данные по полям собственной базы данных. Впоследствии такую базу можно импортировать в Outlook. В этом еще одно важное преимущество Outlook: он поддерживает множество форматов, доступ к которым возможен путем операций импорта и экспорта из меню Файл. Делается это легко и удобно – достаточно следовать подсказкам, выбрав соответствующую операцию.

Операция Архив применяется для архивации как баз данных, так и содержимого почтовых ящиков в Outlook. Данные легко переносятся с одного компьютера на другой и сохраняются на случай сбоев в работе компьютера. Кроме того, архивация освобождает папки для корреспонденции – с ними будет значительно легче работать, когда устаревшая корреспонденция переместится в архив (если ее нельзя удалить по некоторым соображениям).

Любимый деловой подарок – это календарь. По стенам развешиваются календари-постеры или квартальные на пружинках, на столах расставляются перекидные и календари-домики, в портмоне и записных книжках хранятся карманные календарики. Все это – вчерашний и даже позавчерашний день. В компьютере, в Outlook, помещается удобный электронный календарь – с расписанием, перечнем заданий, напоминаниями, сроками их контроля и исполнения.

Доступ к этой функции простой – выберите Календарь на панели в левой части окна программы. Откроется страница ежедневника и две (или три, четыре – как настроите) таблицы текущего и следующего месяцев (дней, недель) (рис. 15.7). Под ними расположен список активных задач. Это имитация страницы привычного бумажного ежедневника, но с существенным отличием: электронный ежедневник интерактивен, поэтому может выполнять множество задач, недоступных другим органайзерам.

Рис. 15.7. Интерфейс Календаря

Особенность календаря Outlook в том, что он может связываться с вашими коллегами или партнерами по электронной почте и согласовывать ваши задания. Например, вы назначаете совещание. Для этого в нужной строке нужного дня щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите задание (рис. 15.8).

Рис. 15.8. Выбор задачи

В появившемся окне введите текст задания, время исполнения, режимы напоминания (программа может напоминать о задании) (рис. 15.9).

Рис. 15.9. Здесь указывается тема, место и суть задачи

В этом же окне можно перейти в режим планирования, где составить подробное расписание дел буквально по минутам.

Аналогично назначаются встречи, корпоративные события (например, праздничные вечеринки) и т. д. Важно не злоупотреблять расписаниями других сотрудников, чтобы их жизнь не превратилась в сплошное напоминание, особенно учитывая, что каждое такое событие может быть помечено как периодическое и повторяться ежемесячно, еженедельно или даже ежедневно (это уже как вы сами определите).