Делопроизводство для секретаря - Страница 38

Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним было легко и удобно работать. В процессе работы поза должна быть такой, чтобы вы не уставали, и чтобы все необходимое для работы находилось под рукой.

Организация рабочего пространства, с научной точки зрения, основывается на сведениях о средней зоне охвата рук человека, составляющей 35–40 см. Ближняя зона включает в себя пространство, охватываемое рукой с прижатым к туловищу локтем, а дальняя зона распространяется на область вытянутой руки.

Хорошо, если глубина стола позволяет положить локти на стол, а клавиатуру придвинуть поближе к монитору.

Как правило, пользователи сидят очень близко к монитору (обратная ситуация наблюдается крайне редко). Разные научные теории по-разному определяют значимые факторы и оптимальные расстояния от глаз пользователя до монитора. Например, рекомендуется устанавливать монитор на расстоянии вытянутой руки (50-70-см). Но существует другое довольно распространенное мнение, что пользователь должен сам решить, на каком расстоянии должен стоять монитор, чтобы не находится от него слишком далеко и не напрягать глаза при различении мелких деталей.

Пространства под столешницей рабочего стола должно быть достаточно, чтобы работник мог свободно размещать ноги. Высота рабочего стола должна соответствовать общепринятым стандартам и составляет 74 см.

Не следует забывать о расположении полок над монитором или рядом с ним, также уделить внимание расположению системного блока, примыкающей к столу тумбочки для принтера, сканера или факса.

На эргономичном столе можно организовать несколько рабочих зон для одного сотрудника: для бумаг, компьютера и для общения с клиентом. При работе на компьютере часто приходится бросать взгляд на какой-нибудь бумажный документ, лежащий на столе. Для удобства, этот лист бумаги с текстом можно закрепить на специальном кронштейне.

Также и от удобства кресла зависит самочувствие человека и эффективность его работы. Кресло должно помогать работать и время от времени давать возможность расслабиться, отдохнуть. Поэтому все более популярными становятся офисные кресла с «механизмом качания». Они имеют две устойчивые позиции: рабочую и релаксационную.

Офисное помещение должно способствовать рабочему настроению и не раздражать. Для этого хорошо подходит однотонная окраска стен в спокойные тона и украшение их репродукциями (разумеется, в меру). Приветствуется наличие в офисе растений. Температура в офисном помещении в идеале должна составлять 19–22˚С, более высокая температура снижает работоспособность.

Цвет стола и стен тоже имеет значение. Эргономичный стол должен обладать матовой поверхностью, тогда свет, отраженный от столешницы, не будет доставлять глазам особых проблем.

Конечно же, изложенные сведения лишь отражают стремления к идеальному рабочему месту. В реальности все его компоненты и рабочая зона в целом оказываются компромиссным решением. Чем больше идеального в этом компромиссе, тем лучше.

Этика – это наука об отношениях, существующих между людьми и об обязанностях вытекающих из этих отношений.

Этика одна из древнейших наук, возникшая как составная часть философии еще в период рабовладельческого общества. По мнению греческого философа Аристотеля – этика помогает познать, что следует делать, а от чего следует воздержаться.

В современном мире интерес к этике усилился в связи с проблемой психологического климата в коллективе, влияющего на успех в деятельности предприятий и в бизнесе.

Основные категории этики: «добро», «зло», «справедливость», «благо», «ответственность», «долг», «совесть» и т. д.

Этика делового общения – совокупность нравственных норм, правил и взглядов, регулирующих поведение и отношения людей в ходе осуществления их производственной деятельности. Она является частным случаем этики вообще и содержит ее основополагающие свойства и характеристики. В социально-философском плане этика делового общения определяется общественно-экономическим строем общества, структурой его социальной организации и господствующим типом общественного сознания. В традиционном обществе основным механизмом делового общения являются ритуал, традиция и обычай. Им соответствуют нормы, ценности и стандарты этики делового общения.

Соблюдение этических норм в деловом общении является важным и необходимым правилом для эффективности производства, способствует укреплению деловых связей, улучшению делового общения, помогает увеличить рентабельность производства.

Роль этики в бизнесе: чем более удачной становится этическая атмосфера в обществе, тем более благоприятная обстановка создается и для бизнеса.

Правила делового общения, включают в себя следующие пункты:

• в морали нет абсолютной истины и арбитра среди людей;

• в морали следует хвалить других, а предъявлять претензии к себе;

• при этических промахах других не следует акцентировать на них повышенное внимание;

• при практическом применении норм морали необходимо начать с себя.

Секретарь находится в постоянном общении: в непосредственном диалоге (с руководителем, сослуживцами, посетителями офиса) и опосредованном (телефон, факс, электронная почта).

Самое главное и трудное в речевом этикете – это умение слушать других людей. Нельзя перебивать собеседника, следует дослушать его до конца, особенно если он чем-то раздражен. «Дайте партнеру возможность выговориться» – это один из методов, помогающих погасить конфликт или не допустить его.

Умение слушать – важнейшее условие любого общения, тем более оно важно для секретаря. Зачастую люди не умеют слушать другого и, даже сосредоточившись на предмете, многое упускают. Происходит это оттого, что человек очень быстро переключается на собственные мысли.

В процессе общения следует помнить о том, кто ваш собеседник, и свое поведение соотносить с его характеристиками. Это поможет подобрать интересную тему для беседы, выбрать нужный тон, вести себя непринужденно или сохранять дистанцию.

Воспитанный секретарь не допускает в своей речи жаргонные выражения, используемый не к месту профессиональный сленг, заимствования из иностранных языков.

Секретарь, как и любой другой работник, должен владеть культурой речи, которая определяется объемом активного словаря, дикцией, а также владением речью.

Если человек никак не может подобрать нужно слово, закончить фразу, не следует делать это за него, подчеркивая, что вы более сообразительны.

Большое значение имеет умение заинтересовать собой и заинтересоваться тем, с кем общаешься. Для этого также существуют некоторые правила: выбор общеинтересной темы, использование шуток и острот, не обидных для участников диалога, замена односложных ответов «да – нет» на обороты: «К сожалению, это невозможно».

Говорить следует правильно, т. е. в соответствии с нормами литературного языка.

Речь должна быть точной. Важно, чтобы слушатели (или посетители) поняли именно то, что вы хотели сказать.

Речь должна быть и выразительной.

Соблюдение норм речевого этикета – необходимое условие ведения любого делового разговора. Основу речевого этикета составляет вежливость, которая в обязательном порядке предполагает прежде всего приветствие.

Основные правила приветствия:

1) общепринятым этикетом предусмотрено, что первым здоровается мужчина с женщиной, младший по возрасту со старшим, нижестоящий по должности с вышестоящим;

2) приветствуя женщину на улице, мужчина снимает шляпу и перчатку. Когда он приветствует кого-либо на расстоянии, то делает легкий поклон и прикасается рукой к шляпе или слегка ее приподнимает. На иные головные уборы – зимнюю шапку, лыжную шапочку, кепку или берет – это правило не распространяется;

3) в момент приветствия во рту не должно быть сигареты, нельзя также держать руку в кармане.