Делопроизводство для секретаря - Страница 35

1) не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из фирмы;

2) соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите КТ;

3) не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;

4) не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это лицо (лица) несет персональную ответственность за утерю документов, утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляется гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

Конфиденциально

Экз. № 1.

Или

КТ

Экз. № 1.

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

На документе с грифом КТ указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:

Составлен в двух экз.:

Экз. № 1. – в адрес;

Экз. № 2 – в дело № 1–7.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным лицом. Обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом. Все листы номеруются в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность таких документов. Другие сотрудники предприятия не имеют доступ к этому сейфу.

Движение (выдача, возврат) документа с грифом «КТ» своевременно отражается в «журнале учета выдачи документов с грифом „КТ“».

Выданные для работы документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководителя предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работ с ними, при условии полной сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства в специально отведенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в «Журнале регистрации документов с грифом „КТ“».

Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

1) проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

2) отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

3) отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

В случае установление факта утраты документа с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа.

На утерянные документы, если розыск не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнале регистрации документов с грифом „КТ“» делается соответствующая отметка об утрате.

При передаче дел в архив на документ с грифом «КТ» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утвержденный руководством предприятия. Уничтожаются такие документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или другим способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Если делопроизводство грамотно организовать, секретарю не придется, нервничая, разыскивать срочно понадобившийся документ во всех папках и ящиках стола. Все папки должны быть подписаны, например: «Трудовые соглашения», «Договора на поставку продукции» и т. д.

Современное делопроизводство предполагает, что образцы документов, бланки предприятия имеются в компьютерах сотрудников.

В современном офисе должно быть соответствующее техническое оснащение: компьютеры, факсы, сканеры, принтеры, связь по электронной почте и т. д.

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

В задачи делопроизводства входит:

• оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

• создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения;

• создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

• создание условий для хранения документов.

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. И не зря секретаря принято называть «лицом фирмы», «правой рукой руководителя». Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами.

С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения. Но в тоже время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.

В связи с этим появились новые требования к личности и профессиональным качествам секретаря-референта, появились варианты названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер и т. д.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы.

Большое значение имеет то, как секретарь организует работу с документами. Неряшливо оформленный служебный документ, орфографические и логические ошибки, не вовремя и не по адресу отправленный документ, письмо или факс, забывчивость и небрежность могут нанести большой ущерб делу. Кроме того, секретарь должен быть всегда в форме: продумано и опрятно одет, уметь быстро, и квалифицировано выполнять данные ему поручения, уметь спокойно, без резкости и суеты решать вопросы в рамках своей компетентности. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ.

Чтобы достичь высокого уровня квалификации, секретарь должен развивать в себе необходимые для этого деловые и личностные качества, работать над своим характером, образованием, развивая хороший вкус.