Делопроизводство для секретаря - Страница 27

2) конкретным – указывающим факты и цифры, свидетельствующие о ваших достижениях;

3) подробным, чтобы потенциальный работодатель мог сделать логические выводы о ваших профессиональных данных;

4) достоверным – во избежание недоразумений, которые могут возникнуть при прохождении отборочных испытаний в случае, если выяснится, что кандидат сообщил о себе заведомо ложные сведения (например, указал отсутствующие компьютерные навыки, уровень владения иностранным языком или опыт работы по специальности);

Самый важный блок резюме: образование и опыт работы.

В разделе «Образование» необходимо указать не только оконченное учебное заведение, но и написать о стажировках, практикумах, семинарах, конференциях, в которых вы принимали участие. Можно отметить те доклады или курсовые работы, которые имели практическое значение. Нет необходимости перечислять похвальные грамоты, полученные вами в детском возрасте, а также курсы, не имеющие прямого отношения к предлагаемой должности.

У молодых специалистов раздел «Опыт работы» вызывает особые затруднения, так как их опыт крайне незначителен. В таком случае старайтесь показать даже не значительный опыт в данном направлении: прохождение практики в фирме или на предприятии и даже успешное выполнение разовых поручений в любой из областей.

Опыт работы укажите за последние 5-10 лет в обратном хронологическом порядке. при перечислении должностных обязанностей, выберите те, которые в большей степени требуются в данной должности. Излагайте свои функции, начиная с главных, заканчивая второстепенными.

Профессиональные навыки – подтверждение уровня своей квалификации путем описания всего, что знаете и умеете делать.

Уровень владения компьютером содержит сведения о ваших навыках работы на ПК (пользователь, опытный пользователь, оператор, программист), а также программах, средах, языках, базах данных, с которыми вы работали. Знание иностранных языков. Укажите все иностранные языки и степень, в которой вы ими владеете. Придерживайтесь следующих формулировок:

«в совершенстве»– знание языка на уровне носителя, владение синхронным переводом;

«свободно»– владение последовательным переводом, способность свободно общаться на иностранном языке в рамках любой тематики;

«хороший» – способность грамотно выразить свои мысли на иностранном языке, а также понять собеседника;

«разговорный» – общение на бытовом уровне, способность понять несложную речь, донести до собеседника известную информацию;

«базовый» – знание элементарных основ языка, общение на уровне «Как дела?», «Сегодня хорошая погода», способность понять простой.

Владение оргтехникой (мини-АТС, факс, ксерокс и т. д.).

Машинопись. Указать скорость ввода слепым десятипальцевым методом. Стенография.

Практическая психология, служебный этикет и протокол.

В графе «Личные качества» отметьте именно те качества, которые принципиально важны для выбранной должности и профессии.

В разделе «Дополнительная информация» обязательно укажите ваш уровень знания иностранного языка, а также компьютерных программ и Интернета. Если у вас имеются водительские права, а будущая должность связана с разъездами, также подчеркните это.

Зарплата в резюме обычно не указывается, поскольку она, как правило, зависит от результатов собеседования. Но вы вправе указать минимальный уровень желаемой зарплаты, чтобы вас не беспокоили предложениями более низкой ставки.

Дата составления резюме должна быть свежей. Старая дата выдает давность и безрезультатность ваших поисков работы, что побуждает работодателя к решению: «Никто не взял – и ты не бери».

Оформление документа осуществляется в соответствии с общими требованиями ГОСТ Р6.30-2003.

Рекомендуемыми реквизитами резюме являются:

1) адресат (15);

2) наименование вида документа (10);

3) заголовок к тексту документа (18);

4) текст документа (20);

5) подпись (22).

Правила оформления резюме.

1) резюме лучше разместить на одной странице формата А4, в крайнем случае – на двух (но только особо важную информацию);

2) текст должен быть набран на компьютере кеглем не менее 12 пунктов;

3) в резюме нет необходимости в декоративных деталях и разностильных шрифтах. Название разделов желательно выделить жирным шрифтом, можно с подчеркиванием. Границы полей следует сделать ровными, т. е. отформатировать текст «по ширине». Фон для текста должен быть белым;

4) если вы размещаете резюме в Интернете, следует учитывать особенности современной компьютерной обработки информации.

Для того, чтобы составить грамотное и совершенное резюме можно воспользоваться помощью профессионалов. В Интернете на ресурсе «Резюме Банк» (www.resume-bank.ru) это можно сделать быстро и качественно.

К одному из эффективных способов поиска работы относится мини-резюме, опубликованное в авторитетном специализированном периодическом издании. Одним из ведущих изданий, публикующих мини-резюме является газета «Работа сегодня», которая осуществляет рассылку каждого номера более чем в 1000 крупных компаний, а также автоматически публикует мини-резюме на сайте www.job-today.ru.

Пример резюме

Мини-резюме бухгалтера

Должность: Главный бухгалтер

Возраст: 36 лет

Телефон: 31-29-43 (дом.), 8-917-223-47-43, [email protected]

Образование: В 1992 г. окончила экономический институт факультет бухгалтерского учета и аудита, специализация – бухгалтер.

В 1995 окончила вечерние компьютерные курсы и получила специальность – оператор ПК.

Специальность: Бухгалтерский учет и аудит

Опыт работы:

06.1995-04.2005 ООО «Мир компьютеров»

Должность: бухгалтер

Обязанности: Начисление зарплаты

Работа с текущими счетами

Профессиональные навыки: Знание программ «Парус», «1С: Бухгалтерия», СПС «КонсультантПлюс»

Адрес: 410040, ул. Топольчанская, д.45/47, кв. 23

Дата составления резюме: 18 мая 2005 года

Для оформления документов какого-то определенного вида (приказа, письма и т. д.) используются определенные реквизиты. При чем, какие именно реквизиты следует оформлять на документах данного вида, и в какой последовательности они располагаются на страницах документа, строго определено стандартом.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу.

Формуляр-образец– это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительных документов.

Следовательно, из этого, существуют формуляр акта, формуляр протокола, формуляр приказа и т. д. Например, формуляр акта включает следующий перечень и порядок реквизитов:

• акт оформляется на общем бланке;

• гриф утверждения;

• наименование вида документа;

• дата составления документа;

• место составления документа;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения;

• подписи членов комиссии, составивших акт;

• фамилию исполнителя и номер его телефона.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.