Бизнес с нуля. Как заявить о себе на рынке? - Страница 10

1. Внутренняя документация, т.е. документы, предназначенные для внутреннего пользования. К ним относятся: правила внутреннего распорядка трудовой деятельности, штатное расписание и описание структуры предприятия, должностные инструкции, инструкции по технике безопасности, личные дела сотрудников, трудовые договоры, приказы по предприятию и т.д. В этой же части приветствуется наличие текстов законов Российской Федерации и ее субъектов, касающиеся сферы вашей деятельности, законодательства о налогах и сборах, нормативно-правовых актов и распоряжений региональных и муниципальных властей, государственных стандартов, специальной литературы.

2. Исходящая документация, документация, к которой относятся все документы, предназначенные для фиксации вашей деятельности внешними структурами. Это могут быть документы налоговой, административно-хозяйственной отчетности, договоры, контракты, заявки на участие в конкурсах или тендерах, ответы на письма и т.д.

3. Входящая документация, т.е. все, что приходит на адрес организации: письма, договоры, коммерческие предложения, ведомственные инструкции, сообщения об изменениях в законодательстве, о новых нормативно-правовых актах или государственных стандартах.

Если речь идет о небольшом предприятии (до 100 работников), то в создании отдельного подразделения в виде канцелярии, которая занималась бы делопроизводством, необходимости нет. Но если штат вашей организации превышает 10–15 человек, то имеет смысл нанять секретаря или офис-менеджера, который занимался бы входящей (исходящей) документацией и в обязанность которого вменялось бы доведение внутрикорпоративных распоряжений до ответственных работников. Так в нашей истории появляются журналы входящей (исходящей) и внутренней документации.

С арендой помещения под офис к документам добавляется договор аренды, а с началом административно-хозяйственной деятельности: инвентарные описи, книга учета хозяйственного имущества, технические паспорта на приборы и оборудование, акты приема, сдачи и списания имущества . И это только начало.

Чтобы не валить все в одну кучу и не тратить свое и чужое время на поиск тех или иных документов в общем бумажном массиве, документы стоит разделить на отдельные папки. Классифицировать их можно по следующим показателям:

1) по происхождению (служебные или личные);

2) по срочности (срочные или несрочные);

3) по степени секретности (открытые или закрытые);

4) по форме (типовые или индивидуальные);

5) по срокам хранения (долговременного, кратковременного или постоянного);

6) по типу носителей (бумажные или электронные).

Еще лет десять назад практически все делопроизводство велось на бумажных носителях. Ситуация изменилась с повсеместным внедрением компьютерной техники. И началось все не столько с самих компьютеров, которые получили широкое распространение еще с конца 80-х годов, сколько с появлением таких продуктов программного обеспечения, как «Windows'95» и «Office'97», которые совершили настоящий переворот в канцелярском деле. Происходит повсеместный переход на электронные носители информации. Именно тогда из структуры предприятий исчезли такие отделы, как копировальный (возможно, вы еще застали эти ужасного качества копии на «синьке») и машинное бюро, или машбюро (несчастным машинисткам пришлось в оперативном порядке осваивать азы компьютерной грамоты или идти торговать в коммерческие палатки). Переведенные в электронный вид документы стали более доступными, но последнее слово до сих пор все же остается за бумажными носителями – только документы, имеющие «живые» печати и подписи, имеют юридическую силу.

Во избежание недоразумений любое ваше распоряжение должно иметь документальное подтверждение. Здесь не обойтись без основ составления делового письма. Приказы, распоряжения, заявления, докладные, объяснительные, служебные записки должны соответствовать общепринятым стандартам. Они могут различаться по содержанию, но не по форме. Особенно это касается официальной деловой переписки Для грамотного ведения исходящей и внутрикорпоративной документации обязательно наличие фирменного бланка предприятия. До последнего времени утвержденные бланки заказывались в типографиях, сейчас необходимость в этом отпала, но общие правила остались. Именно на фирменных бланках пишутся официальные (деловые) письма, которые состоят из несколько частей:

1) заголовок («шапка»), который содержит реквизиты организации, отправляющей письмо;

2) наименование и адрес получателя письма, которые обычно пишутся в правом углу;

3) дата письма и номер входящей (исходящей) регистрации, пишутся в левом углу;

4) вступительное обращение, которое размещается по центру или слева;

5) текст письма;

6) заключительная формула вежливости, пишется по центру или справа от письма;

7) подпись, которая делается от руки, и печать)

8) указание на приложение, если таковое имеется.

Для удобства подшивки ширина поля письма с левой стороны должна быть не менее двух сантиметров. Для более позитивного восприятия следует избегать переносов и стараться выравнивать текст по ширине. Если к письму имеется небольшое дополнение, оно может быть добавлено в Постскриптуме (сокращенно – PS.), после которого вновь ставится подпись. Обычно письма умещаются на одной странице, причем объем основного текста должен быть не менее 15–20, но не более 30–35 строк. Если объем превышает одну страницу, текст письма продолжается на следующих, используя только лицевую сторону. Письмо может иметь различные варианты наименований: «Официальное письмо», «Коммерческое предложение», «Информационное письмо», «Специальное предложение», «Приглашение к сотрудничеству (партнерству)» и т.д.

И последнее. Я неоднократно сталкивался с ситуацией, когда на словах менеджер или руководитель подразделения вполне может выразить собственные мысли, а вот с письменным изложением у него возникают серьезные проблемы. Поэтому хотелось бы дать несколько советов по написанию деловых писем:

1) старайтесь составлять письмо в более свободной форме, близкой к разговорной, одновременно избегая вульгаризмов и излишней фамильярности;

2) сразу переходите к делу, так как любого человека интересует – что ему предлагают, чем это ему может помочь, что он для этого должен сделать и что он получит в итоге;

3) избегайте бюрократизированных оборотов (типа: «в силу того что в результате практики, сложившейся под влиянием обстоятельств, определяющих будущее плодотворное поступательное развитие ваших производственных мощностей, инновационные методики, предлагаемые нами, могут способствовать дальнейшей диверсификации вашего производства»).

Важнейшая часть этого процесса – финансовая составляющая. Как правило, не имея достаточного стартового капитала, придется прибегать к кредитованию или инвестициям. Рассмотрим на конкретных примерах. Выгоды и недостатки вроде бы видимы, но в тонкостях разобраться не просто.

Эпиграф к этой главе, взятый из книги Пелевина «Generation Пи», подобрался довольно пространный, но вполне уместный – так в основном строился бизнес в 90-е годы, да и сегодня некоторые «предприниматели» продолжают работать по похожей схеме. Странным мне представляется то, что государство, видимо, такое понимание предпринимательства как раньше вполне устраивало, так и сейчас устраивает. Логика понятна – чем больше невозвратов и просрочек платежей по кредитам, тем ему выгоднее – проще держать бизнесменов в узде и диктовать им свои условия, сетуя на то, что вот, мол, берете и не возвращаете занятые средства – получайте за это новые, более жесткие законы, контролирующие вашу деятельность.