100 бизнес-технологий. Как поднять компанию на новый уровень - Страница 9

При расширении штатного расписания нужно всегда ставить вопрос об эффективности использования уже работающего персонала. Те ли люди выполняют рабочие задачи, помогают ли им работать отлаженные бизнес-процессы? И если все так, то какой экономический эффект получит компания, если возьмет еще одного помощника бухгалтера или координатора в отдел продаж?

Рассматривая должности, не требующие постоянного нахождения в офисе, такие как оператор колл-центров, дизайнер, PRспециалист, проектировщик, в некоторых случаях HR и бухгалтер, стоит рассмотреть вариант удаленной работы, учитывая, разумеется, KPI (ключевые показатели эффективности) и введя методы контроля. С помощью современных коммуникационных технологий, в том числе и бесплатных, вполне возможно организовать такую работу. Содержание удаленных специалистов снижает затраты на аренду площадей, на фонд оплаты труда, позволяет задействовать наиболее организованных сотрудников, а это важно для бизнеса.

Анализируя затраты на средства коммуникации, сотовую связь, Интернет, IP-телефонию, безусловно, стоит отдать предпочтение тем, которые требуют меньших затрат. Если у компании нет ярко выраженной потребности в одном из видов связи, то стоит попробовать организовать работу с помощью более выгодной технологии.

Оптимизации обычно препятствуют два управленческих заблуждения:

• первое – весь персонал должен сидеть в офисе;

• второе – если человек не справляется с объемом задач, то ему нужно взять помощника.

Какой персонал не обязательно должен сидеть в офисе?

Отдел продаж: основные функции – дозваниваться до потенциального клиента и ездить на переговоры, готовить договорные документы и работать с дебиторской задолженностью.

Что им нужно в офисе? Распечатать документы и получить взбучку – если вы набрали лентяев.

Колл-центр: основные функции – ответы на вопросы клиентов и диспетчеризация звонков.

Что им нужно в офисе? Многоканальный телефонный аппарат с гарнитурой.

Отдел планирования-проектирования: основные функции – разработка чертежей, проектов, планов.

Что им нужно в офисе? Компьютер со специальными программами.

Группа системного администратора: основные функции – настройка компьютеров и программного обеспечения.

Что им нужно в офисе? В случае поломки компьютера или сбоя ПО в некоторых случаях нужен прямой доступ к компьютеру. Один дежурный сисадмин справляется с этой задачей.

Служба безопасности: основные функции – обеспечение пропускного режима (контроль охранников или системы доступа), работа по проверке финансовых платежных документов, связи с государственными службами в интересах компании.

Что им нужно в офисе? В некоторых случаях личный инструктаж охраны, первичные финансовые документы, проведение собеседований с кандидатами.

Юридическая служба: основные функции – юридическое сопровождение документооборота, представление интересов компании в суде.

Что им нужно в офисе? Оригиналы входящих договоров для согласования.

Если наладить единую систему планирования и электронный документооборот, подключить средства коммуникации, такие как видеочат, текстовый чат, то это сократит площади офиса. А если набрать команду из самостоятельных людей, то это еще и сократит затраты на фонд оплаты труда.

Что можно оптимизировать в вашем офисе?

Нанимая на работу человека, работодатель всегда вынужден отвечать на вопросы потенциального кандидата, описывая ему перспективы, социальные блага и карьерные возможности. Какими они должны быть?

Как известно, в России бытует мнение, что повышение в должности возможно благодаря трем факторам: рука, язык и случай.

В первом случае подразумевая аффилированность, во втором – подхалимство и в третьем – случайное стечение обстоятельств. При этом редко говорится о карьерном продвижении, связанном с конструктивными заслугами перед компанией.

Частое управленческое заблуждение заключается в том, что сейчас главное набрать хоть каких-нибудь людей, а если будут результаты, то потом что-нибудь придумать и с их карьерой. Это не так.

Система карьерного роста слабо проектируется в тех компаниях и подразделениях, где имеется низкая вертикаль управления. Например, когда по функциям в подразделении есть только исполнитель и старший исполнитель или в отделе работает несколько десятков человек (с одним руководителем), которые теоретически все могут претендовать на повышение. Это могут быть и такие подразделения, как, например, бухгалтерия или колл-центр, а также служба экологии. Зачастую карьера туманна и для самих управленцев: не зная своей судьбы, всегда тяжело планировать чужую.

Где здесь просвет?

Крупные корпорации давно обращают особое внимание на систему карьерного роста, потому что это позволяет уменьшить внимание со стороны управленцев к конкретным персоналиям и ускорить отсев слабых сотрудников. Сотрудник лучше работает в том случае, когда четко знает, какая перспектива его ждет в результате прикладываемых усилий. Например, менеджер отдела продаж должен выполнять план либо по обороту, либо по количеству привлекаемых клиентов. Если этот план выполняется, то ему выплачивается ежемесячная, квартальная или годовая премия. А как компания отблагодарит своего сотрудника, если он выполнит план года за восемь кварталов? В компаниях с организационной структурой, стимулирующей карьерный рост, лучше разработать систему грейдов, которая позволит подчеркнуть заслуги персонала не только квартальной премией и очередным «спасибо». В компании или хотя бы в отдельном ее подразделении нужно сформировать набор требований, который недвусмысленно будет восприниматься любым сотрудником и ляжет в основу обсуждения продвижения его по карьерной лестнице. Так, чтобы каждый сотрудник мог спланировать свое будущее.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.